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Sandrine Abreu, responsabile delle risorse umane di Ecocert, parla dell'implementazione di Jooxter all'interno dell'azienda e dei team Ecocert. Parla dei cambiamenti nelle relazioni tra i dipendenti in seguito all'introduzione del telelavoro e dell' ufficio flessibile all'interno dell'organizzazione.
Ecocert ci parla del suo modello organizzativo e delle sfide dell'ibridazione all'interno dell'organizzazione. I vantaggi sono numerosi: maggiore produttività e collaborazione, gestione basata sulla fiducia e lavoro flessibile. Questo nuovo concetto di "condivisione" di locali e uffici permette di occupare lo spazio in modo più fluido. Hanno adottato Jooxter e il sistema ufficio flessibile e non hanno intenzione di tornare indietro!
La nostra soluzione per la gestione e l'ottimizzazione degli spazi si integra con gli strumenti HRIS e facilita quindi il lavoro quotidiano delle risorse umane, la gestione dei talenti interni e l' organizzazione .
Di cosa si occupa Ecocert e per quanto tempo?
Sono entrata in Ecocert cinque anni fa. Abbiamo creato la posizione di responsabile delle risorse umane per la filiale di Ecocert Francia responsabile della certificazione alimentare.
Mi occupo di tutti i compiti che spettano alle risorse umane (HR), che si tratti di reclutamento, formazione o gestione del CSE, un campo d'azione piuttosto ampio. E gestisco anche situazioni individuali, dopo i dipendenti di Ecocert.
Quali cambiamenti ha apportato Ecocert in 5 anni?
In Ecocert France, quando sono arrivato eravamo in 280 e oggi abbiamo 420 dipendenti. È una crescita notevole in termini di popolazione. Anche le altre filiali sono cresciute. Gran parte del nostro sviluppo in termini di metodi di lavoro a distanza è dovuto alla crisi di Covid19. Siamo stati in grado di adattarci.
Quale trasformazione dei metodi di lavoro in Ecocert dopo la crisi di Covid19?
Abbiamo dovuto attrezzare i dipendenti, che erano fondamentalmente sedentari, in modo che potessero confrontarsi con il telelavoro. Alcuni dipendenti avevano già le attrezzature e lavoravano a distanza, dato che siamo presenti con i nostri auditor in tutto il Paese. Per gli altri, è stato messo in atto un processo di supporto per consentire loro di lavorare da qualsiasi luogo.
Avevate una politica delle risorse umane sul telelavoro prima della crisi sanitaria?
Quindi, no, non avevamo una politica di telelavoro. Prima della prima serrata, il telelavoro era concesso in via del tutto eccezionale, ad esempio per le donne incinte.
In realtà, è stato un vero e proprio test di vita per noi e ci siamo adattati. Siamo riusciti a continuare la nostra attività con il telelavoro.
Avevamo già discusso l'introduzione del telelavoro in precedenza. Quando siamo usciti dal blocco, lo abbiamo adottato e il nostro modo di vedere il telelavoro è cambiato.
Successivamente, abbiamo negoziato un accordo di telelavoro per mantenere lo slancio.
Lo sviluppo del Flex Office presso Ecocert
In effetti, l'ufficio flessibile era una conditio sine qua non nell'approccio al telelavoro. L'interoambiente di lavoro è stato affrontato in modo diverso.
Lavoreremo da casa. Ma come? Il problema eraottimizzare i locali per i dipendenti che si recavano sul posto. Ecco perché ci siamo rivolti a un'applicazione come Jooxter, per gestire l'ufficio flessibile.
Dal punto di vista delle risorse umane, come si può utilizzare il telelavoro per favorire i legami sociali tra i team?
Quindi ci vuole ancora un po' di impegno per gestire l'ufficio flessibile e assicurarsi che sia ancora coeso. Abbiamo avuto l'idea di sensibilizzare i manager a cercare di organizzare riunioni di team con tutti i colleghi di persona.
Inoltre, ci siamo assicurati che ci fosse ancora molto tempo per parlare faccia a faccia tra le persone. Anche durante il telelavoro, ad esempio, abbiamo continuato a organizzare dei team café per consentire alle persone di parlare con il proprio team in modo informale.
Tuttavia, è una vigilanza che abbiamo mantenuto stando attenti, perché ha sconvolto molte cose. Allo stesso tempo, cerchiamo di programmare momenti conviviali per stare insieme.
Nelladisposizione dei locali, gli spazi sono stati ridisegnati in modo diverso.
L'obiettivo è incoraggiare i momenti di scambio quando sono qui, sul posto, ma anche che ogni squadra abbia una zona.
Ecocert, spazi di scambio o di concentrazione
Oggi abbiamo ancora questo sistema di "bandiere", per squadra. Come punto di riferimento, se il mio team è qui, allora mi trasferisco qui con loro. Ma in realtà non ci vietiamo di cambiare, di interagire ad esempio con un altro reparto. In questo caso, posso andare dalla porta accanto a "X" e passare la giornata con loro, generando così un' interazione. Si tratta comunque di un processo che deve essere messo a punto.
Credo che queste siano abitudini da sviluppare. Per godere maggiormente dei vantaggi del Flex office.
Sandrine, in qualità di HR, quali sono le vostre abitudini con Jooxter?
Di solito prenoto in anticipo, per la settimana, quindi pianifico il mio status, a volte con diverse settimane di anticipo. Quindi metto lo stato, diciamo "teorico", al mese e poi lo riadatto alla settimana. Decido il mio status man mano, perché i miei impegni possono cambiare molto.
Cerchiamo di adattarci al business. In altre parole, se abbiamo una riunione, dobbiamo essere di persona il più possibile. Quindi, prenotiamo se dobbiamo andarci quando magari avevamo programmato quindici giorni prima di essere in telelavoro.
Un accordo di telelavoro e una politica delle risorse umane flessibile
Abbiamo lasciato molta flessibilità, ma si tratta più che altro di flessibilità nella scelta dei giorni di telelavoro. Non ci sono giorni fissi. Le persone si organizzano con i loro due giorni di telelavoro, ma cercheranno di guardare all'attività.
Ad esempio, se il giorno di telelavoro è il lunedì e quel giorno c'è una riunione, la riunione viene annullata.
Utilizzate la funzione "Dove sono i miei colleghi" di Ecocert?
Sì, è interessante quando vogliamo organizzare un incontro faccia a faccia con un collega, controlliamo l'applicazione. Controlliamo se una persona è presente il tal giorno, io stesso lo uso a volte.
Quando sto pianificando una riunione e vorrei che fosse faccia a faccia, cerco di vedere se la persona aveva programmato di essere presente quel giorno.
Coinvolgimento dei dipendenti nell'eco-responsabilità di Ecocert
Siamo tutti coinvolti in questo processo per l'ecologia al nostro livello. Per esempio, una volta all'anno andiamo a piantare alberi. Io stesso ci sono stato.
Ci porta fuori dal contesto aziendale, ma ci ricorda anche la necessità di svolgere questo tipo di attività. Abbiamo anche un orto, che ritengo sia fantastico.
Non è raro sentire un collega dire "sono andato a raccogliere le zucchine", è bello avere questo tipo di discussione. Abbiamo anche del miele che possiamo mangiare, raccolto dai nostri colleghi, e un pollaio.
Come è stata accolta l'applicazione Jooxter?
È stato facile da gestire.
Per quanto riguarda i nuovi software, a volte è difficile farli accettare. Soprattutto perché di recente abbiamo avuto molti nuovi strumenti. Viene sempre percepito come uno strumento in più, quindi la nostra preoccupazione era che non venisse accettato. Ma alla fine è andato tutto bene.
Abbiamo ancora dei progressi da fare nella gestione dello strumento. Questo è quanto. Soprattutto per quanto riguarda la condivisione dello status, questa non fa ancora parte del modo di fare. I dipendenti riservano principalmente il loro ufficio.
Si tratta quindi di un processo di sensibilizzazione dei dipendenti all'uso dello strumento e di alcune funzioni. Il supporto è importante, così come il monitoraggio da parte dei manager.
I miglioramenti apportati all'applicazione sono molto apprezzati, perché aiutano i dipendenti. L'evoluzione è essenziale e Jooxter ha saputo adattare la sua applicazione alle esigenze degli utenti, ma questo deve continuare.
Non esitate a contattarci se questo articolo ha suscitato il vostro interesse. Qui troverete un'altra testimonianza di Ecocert con un taglio più immobiliare.
