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Outils de gestion des espaces de travail : solutions clés pour le bien-être des employés et la rétention des talents

Alors que les organisations planifient le retour au bureau, elles sont confrontées à de nombreux défis. Les employés sont très partagés à l’idée de retourner au bureau : certains sont impatients de se retrouver au bureau alors que d’autres sont encore anxieux. Mais au-delà de cela, le travail hybride a redéfini le travail tel que nous le connaissions aujourd’hui. Au-delà du besoin de distanciation sociale et de nettoyage plus fréquent, les talents recherchent des organisations qui prendront sérieusement en compte leur bien-être. Les outils de gestion des espaces de travail ont un rôle clé à jouer pour aider les organisations à relever ces défis.

 

Les organisations abordent le concept de modèles hybrides de manières très différentes. Il n’existe pas de solution unique. Mais les organisations qui s’en sortent bien ont facilité la tâche de leurs employés et utilisent la technologie pour étayer leur plan.

Travail hybride : les entreprises veulent que leurs employés retournent au bureau

Les organisations ont fait toute une série d’annonces pour communiquer le retour de tous au bureau : encourager l’utilisation de succursales proches du domicile plutôt que dans le centre ville ou encourager à travailler là où cela convient. Les concepts de ces modèles de travail sont faciles à saisir, mais en réalité assez difficiles à mettre en œuvre dans un monde post-covid.

Réunir tout le monde au même endroit semble assez simple, car c’est ce qui se passait avant la pandémie. Mais aujourd’hui, il faut beaucoup de planification pour déterminer l’emplacement des bureaux afin de gérer la distance sociale. La planification est également essentielle pour s’assurer que les zones très fréquentées soit nettoyées plus souvent qu’auparavant. 

Les outils de planification facilitent la gestion de l’espace de travail, l’autonomie des employés et la productivité

Dans le cas des modèles qui font appel à des bureaux locaux ou à une approche du type “venez quand vous voulez”, la gestion du planning est importante. Personne ne veut que tout le monde se présente le même jour. Dans ces exemples, l’utilisation d’un outil de planification existant intégré à un système de gestion d’espace de travail permet d’atténuer les points de blocage. 

Par exemple, si les organisations peuvent inciter les gens à planifier et à réserver leur présence sur le site à l’avance, grâce à un outil qu’ils utilisent déjà – comme un calendrier Microsoft ou Google – et le combiner avec la planification de l’espace, elles peuvent alors identifier les heures de pointe. De cette façon, les organisations peuvent s’assurer qu’il y a un bureau disponible et propre pour tout le monde. Si les personnes ne trouvent pas d’espace à réserver, elles savent qu’elles peuvent choisir un autre jour. Les gens ont ainsi le contrôle et sont rassurés sur le nettoyage et la distanciation. Et par conséquent, cela les aide à gérer leurs craintes de se rendre au bureau. 

Cela peut également favoriser la productivité et rendre les déplacements encore plus intéressants. Lorsque les gens peuvent voir qui sera au bureau certains jours, ils peuvent s’arranger pour y aller en même temps. La collaboration est ainsi facilitée et les employés peuvent se retrouver face à face.

Les outils de gestion de l’espace de travail sont également essentiels au bien-être des employés et à la rétention des talents

Les outils de gestion de l’espace de travail sont particulièrement utiles pour les chefs d’équipe qui peuvent organiser des réunions pour reprendre contact avec les membres de leur équipe. Après une si longue période de travail à domicile, les chefs d’équipe veulent voir non seulement où en sont les gens physiquement, mais aussi mentalement. En effet, vérifier qu’ils reçoivent le soutien dont ils ont besoin est plus important que jamais.  

Gérer le processus de cette manière permet de d’améliorer le mindset des employés et leurs donner envie de venir au bureau. Cela va même plus loin, car ils sont maintenant prêts à réfléchir à ce qu’ils veulent réaliser lorsqu’ils sont là. Plutôt que de consommer de l’énergie à s’inquiéter. C’est aussi un moyen essentiel d’attirer et de retenir les meilleurs talents. Car aujourd’hui, les gens recherchent des employeurs qui prennent leur bien-être au sérieux, où qu’ils soient.

Les équipes de facility management et des RH bénéficieront grandement des données des outils de gestion du lieu de travail

Pour la gestion des installations, cet aperçu est inestimable pour la planification de ressources supplémentaires comme la restauration et le nettoyage. Les employés savent alors qu’ils arriveront à un bureau propre et qu’ils pourront se procurer un sandwich. Il s’agit de choses simples mais d’une importance vitale pour faire d’un déplacement au bureau un moment positif.

Ces outils de gestion des espaces de travail fournissent également des données anonymes utiles aux équipes RH qui élaborent les nouvelles politiques de travail hybride. Elles peuvent voir ce qui fonctionne et faire des ajustements en conséquence. Le retour d’information que nous avons reçu des responsables des RH en Europe nous indique systématiquement que les employés se sentent plus en confiance lorsque l’organisation réagit en temps réel aux informations fournies par les outils de gestion des espaces de travail. Les employés peuvent voir très clairement que les bonnes mesures pour gérer leur bien-être et leur confort sont prises en compte. Ils se sentent ainsi plus proches de leur employeur et leur productivité est amélioré.

Si vous cherchez à savoir comment aider les gens à revenir au bureau et à constituer des équipes fidèles, parlez-nous-en. Nous pouvons vous expliquer comment nous y sommes parvenus pour des entreprises gérant de grandes équipes à travers l’Europe.