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Public Law Project, une organisation facilitée grâce à Jooxter

Public Law Project utilise la solution flex office Jooxter pour un management plus efficace

Maya Janjic et Elaine Scott, respectivement Chargée et Responsable des opérations chez Public Law Project, ont accepté de nous faire part de leur témoignage concernant le déploiement de la solution Jooxter au sein de leurs bureaux.

Public Law Project promeut l’accès à la justice, défend les règles de la loi et assure des systèmes équitables. Il s’agit d’une organisation caritative légale et notre mission est de soutenir les lois et d’apporter de l’aide au gouvernement. Les locaux de Public Law Project sont situés à Londres.

Public Law Project était à la recherche d’un système qui leur permettrait de réserver des bureaux suite à l’assouplissement des mesures liées au Covid, par le gouvernement. C’est à cette occasion qu’ils ont découvert Jooxter.

L’équipe des opérations ajoute « Nous avions l’habitude de le faire via des feuilles de calcul et dans le bureau de la RH, mais effectivement, c’était un travail long pour beaucoup de personnes afin d’en avoir un suivi.

« Nous avons donc recherché un système qui nous permettrait de faire cela directement en ligne afin que les employés puissent chercher, réserver ou changer de bureau au travail, quand ils en ont besoin », déclare Public Law Project.

L’organisation évoque la quantité de travail qui était pris en charge par les ressources humaines, entre les demandes reçues par e-mail, le tri, la vérification des disponibilités et la diffusion des informations.

« Aujourd’hui, l’organisation est meilleure puisque chacun peut réserver son propre espace. Ils peuvent voir en temps réel qui est dans les bureaux, à quel moment et s’ils ont besoin d’être assis en équipe ou avec un collègue en particulier, maintenant, il est possible de consulter directement le calendrier de vos collègues pour voir qui est assis à quel bureau et vous pouvez choisir de vous asseoir à côté d’eux si vous avez un projet en commun ». Il s’agit donc d’un véritable gain de temps et d’énergie pour l’équipe RH mais surtout une efficacité renforcée.

Public Law Project dispose d’environ 40 personnes et 25 postes de travail. La moitié de ces postes de travail, ou presque, ont dû être fermés à cause du Covid et de la distanciation sociale.

Les collaborateurs déclarent la solution Flex les aident au quotidien au travail. Maya Janjic assure: « Je dirais que la principale différence est probablement pour les RH car nous n’avons plus besoin de vérifier qui est présent, qui se rend sur place ou s’occuper des enregistrements. Par conséquent, tout le monde est complètement autonome et peuvent réserver, changer ou annuler la réservation des bureaux au fur et à mesure. »

Cette solution permet à l’équipe de Public Law Project de voir en direct qui est actuellement présent au bureau durant la journée et où sont situées les personnes. Il est donc plus simple de collaborer, de travailler en équipe ou à distance. L’équipe des opérations ajoute « Cela permet de favoriser l’autonomie, ils ont donc plus de responsabilités en réservant leur propre bureau. L’organisation est donc meilleure, le système plus fluide. »

Par ailleurs, les administrateurs peuvent utiliser l’interface quotidiennement afin d’avoir une vue d’ensemble des bureaux et pour savoir qui est sur place, qui reste chez lui, qui travaille à distance. Maya développe le sujet de la fréquence d’utilisation de l’application en interne: « Mais mes collègues l’utilisent probablement chaque semaine dans le but de réserver leur bureau une semaine à l’avance ». En effet, il est possible de créer des récurrences de réservations, il suffit de les confirmer chaque jour par la suite.

« Je recommanderais Jooxter puisque c’est très simple d’utilisation. Nous n’avons eu aucun problème remonté par les collaborateurs, donc il semble évident qu’ils trouvent cela aussi facile d’utilisation. » ajoute Elaine.

La solution Jooxter a été une réelle révélation pour Public Law Project: « Nous le recommandons vivement pour les entreprises qui ont encore du mal à gérer leur planning et à savoir qui quitte les bureaux et qui sera présent ». C’est aussi un constat réalisé à la fois par les managers mais aussi par les équipes, qui retiennent « une meilleure collaboration« . Par conséquent, il n’y a plus besoin de liaison entre les plannings et les employés, les équipes sont autonomes.

Merci à Public Law Project pour ce précieux témoignage. Retrouvez leur interview sur notre chaîne YouTube Jooxter.

Nous avons à cœur de récolter les témoignages de nos clients afin d’améliorer constamment nos méthodes de déploiement ainsi que notre communication sur l’usage de l’outil Jooxter.

Nous remercions Public Law Project ainsi que tous nos clients pour leur confiance et leurs recommandations d’utilisation de Jooxter.

Si ce témoignage vous parle et vous intéresse, rendez-vous sur le site pour réserver une démo ou pour en savoir plus sur la solution Jooxter.

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