In un mondo in continua evoluzione, le aziende cercano costantemente di ripensare i loro spazi di lavoro per combinare produttività e benessere benessere benessere. Tra i vari approcci, il Flex Office, nato dalla crisi sanitaria di Covid-19, si distingue per offrire una flessibilità senza pari.
In questo articolo esploriamo le problematiche legate all'implementazione del Flex Office, in particolare la gestione del cambiamento e l'importanza di uno strumento di gestione adeguato. Forniamo consigli ai manager sul ruolo del management di linea, sulla disposizione dell'ufficio e sul supporto dei partner.
Il Flex Office può essere definito come un concetto di lavoro flessibile in cui i dipendenti non sono assegnati a un ufficio fisso. Permette ai dipendenti di scegliere liberamente il proprio spazio di lavoro in base alle proprie esigenze e ai compiti da svolgere. Questo modello è emerso in Francia negli anni '90 e sta crescendo in popolarità in tutto il mondo. Secondo la Cattedra di Gestione del Posto di Lavoro della ESSEC Business School (2020)solo il 19% degli intervistati aveva l'abitudine di telelavorare prima del 2020", in futuro saranno il 73%.
Secondo uno studio di Deskeo, le aziende stanno adottando il Flex Office per una grande varietà di motivi. Deskeo nel 2021.Ridurre i costi degli immobili, incoraggiare la collaborazione e migliorare il benessere dei dipendenti. Le aziende cercano anche di offrire una nuova esperienza ai propri dipendenti. Più moderno e più richiesto dai giovani laureati, è un vero valore aggiunto per essere attraenti sul mercato e distinguersi dalla massa.
2/ L'emergere dell'ufficio flessibile
Negli ultimi decenni abbiamo assistito a una graduale evoluzione degli spazi di lavoro. Tutto è iniziato negli anni '70, con l'introduzione dei primi uffici open space. Tuttavia, è stato negli anni '80 che il concetto di Flex Office ha preso veramente forma. IBM, multinazionale specializzata in hardware, software e servizi informatici, è stata una delle pioniere nello sviluppo dell'Activity Based Working.
L'Activity Based Working ha incoraggiato la flessibilità e la mobilità dei dipendenti introducendo il concetto di uffici cellulari. il concetto di uffici cellulari non assegnati specificamente ai dipendenti, ma piuttosto in base alle loro attività. Anche due professori di Harvard, Philip STONE e Robert LUCHETTI, hanno promosso l'ufficio flessibile nel 1985. Ne hanno evidenziato i vantaggi in termini di collaborazione e produttività in un articolo intitolato "Il tuo ufficio è dove sei".
3/ Le sfide dell'implementazione di Flex Office
Per implementare con successo il Flex Office, è necessario tenere conto di alcune considerazioni essenziali. In primo luogo, il management svolge un ruolo cruciale nella transizione verso questo nuovo modo di lavorare. I dirigenti devono adottare un approccio aperto e sostenere attivamente il cambiamento.
Inoltre, il layout dell'ufficio deve incoraggiare la collaborazione, pur offrendo spazio per la concentrazione individuale. Infine, il supporto di partner specializzati nel layout e nella progettazione degli spazi di lavoro può garantire una transizione agevole e un'adozione di successo del Flex Office.
Il Flex Office non fa eccezione ai principi di base degli spazi di lavoro. spazi di lavoro a cui siamo abituati. Secondo Abraham Maslow (1916-1972), i bisogni fondamentali dei dipendenti devono essere rispettati. Psicologo umanista, nel 1954 disse: "La società perfetta è quella in cui la possibilità di auto-realizzazione è offerta a tutti gli individui".
La piramide dei bisogni, nota come piramide di Maslow, rappresenta armoniosamente la gerarchia dei bisogni e interpreta la teoria della motivazione. Le origini di questa piramide risiedono nelle osservazioni fatte da questo psicologo negli anni Quaranta.
La piramide di Maslow può essere letta dall'alto verso il basso, con i bisogni fisiologici come base fondamentale, senza i quali è impossibile soddisfare i livelli superiori. Ogni livello non può essere raggiunto senza che il precedente sia stato soddisfatto.
Spesso parodiata per adattarsi alle esigenze contemporanee, la piramide può essere rappresentata come segue:
L'azienda, a cui il dipendente dedica parte della sua giornata, ha quindi un ruolo da svolgere per consentire all'individuo di soddisfare i propri bisogni.
Esigenze dei dipendenti :
Dal punto di vista dell'organizzazione degli spazi di lavoro, l'azienda interviene sui primi tre livelli della piramide. Per essere più precisi, si tratta dei bisogni fisiologici, di sicurezza e di appartenenza dell'individuo. Ma come soddisfare questo appetito?
Nel suo libro Psychologie des espaces de travail (1989), Gustave-Nicolas FISCHER parla di "territori umani" per descrivere il desiderio di sicurezza e di possesso del proprio ambiente, sia personale che professionale. Questo territorio, in cui il dipendente si evolve, deve permettergli di evolversi mantenendo il suo spazio personale e la sua intimità. Lo studio prossemico di Edward T. Hall (1963) identifica quattro livelli di sfere. Questi definiscono le interazioni tra gli individui (anche se le distanze tra questi livelli variano leggermente per ogni individuo):
I 4 tipi di sfere secondo Gustave-Nicolas FISCHER :
- Sfera intima (inferiore a 0,45 metri): questa sfera non è destinata a essere attraversata sul posto di lavoro. Deve quindi essere garantita per ogni individuo.
- Sfera personale (da 0,45 metri a 1,20 metri): questa sfera può essere attraversata durante le interazioni informali. Favorisce un certo livello di impegno.
- Sfera sociale (da 1,20 metri a 3,60 metri): questa sfera è essenziale per l'interazione professionale. Deve essere privilegiata per preservare lo spazio personale e la privacy.
- Sfera pubblica (sopra i 3,60 metri): questa sfera rappresenta il livello raggiunto durante le presentazioni e le riunioni. Dà un senso di distacco dall'individuo.
4/ I diversi tipi di spazio di lavoro
Il Flex Office offre una varietà di spazi di lavoro per soddisfare le diverse esigenze dei dipendenti. Da un lato uffici tradizionali con allocazioni individuali consentono ai dipendenti di avere il proprio spazio personale.
Per decenni gli uffici sono stati standardizzati. Ogni membro del personale ha il suo ufficio, in uno spazio che riunisce il suo team. Si tratta di scrivanie individuali o condivise, sulle quali ciascuno può collocare i propri effetti personali, in modo da rendere l'ambiente proprio. È anche comune trovare spazi aperti, dove tutti i dipendenti sono raggruppati su una scrivania.
Caratteristiche degli uffici individuali e condivisi :
- Combinazione di uffici "a cella" e piccole stanze con uffici in comune
- Locale con piccole stanze chiuse, generalmente occupate da una a cinque persone.
- Accessibile da un corridoio aperto o chiuso
- Identica posizione della stampante
- Riscaldamento ed elettricità gestibili per stanza e per dipendente
Cercando di offrire nuove opportunità ai propri dipendenti. Alcune aziende hanno provato una variante: il combi-office. Gli uffici vengono ancora assegnati individualmente, ma gli spazi vengono messi a disposizione per soddisfare le esigenze di attività specifiche.
Caratteristiche dell'ufficio combinato :
- Spazi aperti e semiaperti
- Ci sono stanze di riserva con chiusura a chiave per consentire ad alcune persone di concentrarsi, telefonare o tenere videoconferenze.
- Sale riunioni suddivise e non suddivise per una maggiore informalità, aree caffè e lounge
- Stampante e armadietto in comune
- Postazione di lavoro assegnata ai dipendenti in uno spazio aperto o semiaperto
- L'uso di materiali trasparenti (come il vetro) per le pareti divisorie crea apertura e favorisce la collaborazione.
- Riscaldamento centrale ed elettricità
Poi c'è il Flex Office, dove ogni spazio è progettato per essere un passaggio e favorire gli scambi. Uffici e ambienti diversi sono condivisi.
Caratteristiche del Flex Office :
- Stesso design e layout dell'ufficio combinato
- Differenza nel principio della postazione di lavoro (noto come "activity based working")
- Le postazioni di lavoro sono meno numerose dei dipendenti e non c'è assegnazione per nome.
- Obbligo di pulire la scrivania ogni volta che la si usa e di liberarla se ci si assenta per diverse ore.
- Libera scelta della postazione di lavoro in base alle preferenze e alle attività quotidiane
- Armadietti per riporre oggetti personali e documenti
- La maggior parte dei documenti è digitalizzata
Gli ambienti condivisi del Flex Office incoraggiano gli scambi e la creatività. Offrono zone di lavoro collaborativo, aree relax e sale riunioni completamente attrezzate. Questa diversità di spazi fa sì che i dipendenti possano trovare il luogo più adatto alla loro giornata di lavoro.
5/ Attori e soluzioni per il Flex Office
Ripensare la visione dello spazio di lavoro significa anche ripensare il modo di organizzarlo e gestirlo. Il mercato dei mobili e degli arredi per ufficio è ricco di operatori che offrono soluzioni di Flex Office. Molti fornitori offrono soluzioni ergonomiche e modulari per creare spazi di lavoro flessibili e funzionali, nonché uffici riciclati.
Esperti in mobili e arredi, Bruneau, Herman Miller o anche Steelcase condividono i loro consigli. Hanno anche sviluppato gamme di prodotti per aiutarvi ad affrontare l'ufficio flessibile con fiducia. Living Office, la gamma promossa da Herman Miller, promette di rispondere alle problematiche attuali e future delle aziende.
Un altro esempio è Valala che offre un servizio di noleggio di tutte le attrezzature necessarie allo sviluppo di un'attività: computer, telefoni, tablet, ecc. . Il noleggio di apparecchiature informatiche è diventato un elemento essenziale della strategia di ottimizzazione del budget aziendale. Per Valala, questa scelta oculata offre un'eccezionale flessibilità, un notevole risparmio e semplifica notevolmente la gestione degli asset informatici.
Inoltre, le soluzioni di gestione dell'ufficio e di collaborazione tra le persone come Jooxtersono disponibili per facilitare la prenotazione degli spazi, la comunicazione e la condivisione delle risorse. Questi strumenti tecnologici sono essenziali per ottimizzare l'uso degli spazi di lavoro flessibili, oltre a garantire un'esperienza senza soluzione di continuità per i dipendenti.
Conclusione:
Il Flex Office è molto più di una semplice tendenza, è una rivoluzione nel modo in cui progettiamo gli spazi di lavoro. Adottando questo modello flessibile, le aziende possono incoraggiare la collaborazione. Inoltre, possono migliorare il benessere dei dipendenti e ottimizzare l'uso delle risorse.
Tuttavia, è importante essere all'altezza delle sfide del cambiamento e implementare un'adeguata gestione del cambiamento. Con gli strumenti giusti e un solido forte supportoFlex Office apre nuove ed entusiasmanti prospettive per le aziende e i loro dipendenti. Il risultato è un ambiente di lavoro dinamico e stimolante.
