Dati personali
Ultimo aggiornamento il 17 novembre 2022
Jooxter lavora ogni giorno per rendere più intelligenti gli spazi di lavoro dei nostri clienti. Grazie ai nostri servizi e alle nostre applicazioni, i dipendenti dei nostri clienti possono visualizzare, cercare e utilizzare i loro spazi di lavoro in modo più efficace ogni giorno. I nostri servizi richiedono l'utilizzo e il trattamento dei dati personali dei vostri dipendenti, che viene effettuato da Jooxter in qualità di subappaltatore dell'azienda cliente.
I nostri impegni relativi ai dati personali dei vostri dipendenti
Siamo consapevoli dell'importanza di proteggere i dati personali dei vostri dipendenti. La questione è tanto più importante per noi in quanto subappaltatori dei nostri clienti. Per questo motivo abbiamo assunto tre impegni di riservatezza per proteggere i dati dei vostri dipendenti.
- Saremo sempre trasparenti sui dati personali che utilizziamo: saprete come e perché ne abbiamo bisogno.
- Utilizzeremo questi dati personali solo se ne avremo realmente bisogno.
- Proteggeremo questi dati personali utilizzando la migliore combinazione possibile di tecnologia, persone e processi.
Ogni volta che utilizzate il nostro servizio, sia sul nostro sito web che sulla nostra applicazione, proteggeremo i dati personali dei vostri dipendenti nel modo indicato in questo documento.
In qualità di responsabile del trattamento di questi dati e di cliente del servizio Jooxter, è vostra esclusiva responsabilità rispettare le disposizioni di legge applicabili e ottenere le eventuali autorizzazioni preventive.
Dati personali e loro trattamento
I dati personali presenti e trattati in Jooxter provengono da tre fonti distinte:
- Per garantire il buon funzionamento di Jooxter, vi sarà richiesto di fornirci i dati personali dei vostri dipendenti: elenco degli utenti con i loro dati personali e professionali.
- Utilizzando Jooxter, i vostri dipendenti genereranno dati di utilizzo che potranno essere assimilati a dati personali.
- Ai vostri dipendenti può essere chiesto di fornire dati personali di persone esterne all'azienda, in particolare i nomi di ospiti esterni alle riunioni. Quando forniscono i dati personali di altre persone, è loro responsabilità assicurarsi di aver ricevuto l'autorizzazione a farlo.
| Tipo di dati personali | Perché li usiamo? | Base giuridica |
| Identità (nome, indirizzo e-mail professionale, lingua, numero di telefono, foto profilo) | Consentire l'accesso personale e autenticato. Solo i dipendenti autorizzati dall'azienda cliente possono utilizzare Jooxter. L'utilizzo di un nome e di un indirizzo e-mail garantisce un accesso personale e autenticato per ogni dipendente. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per offrirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. |
| Identificare la persona che prenota uno spazio. L'identità dell'utente è collegata a tutte le sue prenotazioni per evitare qualsiasi uso improprio degli spazi. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per offrirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Consentire agli utenti di essere invitati agli eventi. Quando si effettua una prenotazione, gli utenti possono invitare altri dipendenti a un evento. A tal fine, devono effettuare una ricerca di persone utilizzando il nome o l'indirizzo e-mail dell'utente da invitare. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per offrirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Notifica all'utente. Dobbiamo essere in grado di notificare all'utente finale vari mezzi di comunicazione in relazione all'utilizzo di Jooxter: creazione di un account, invito/creazione/modifica/cancellazione di una prenotazione, ad esempio. | Interessi legittimi. In termini pratici, ciò significa utilizzare i vostri dati in modo necessario (compatibilmente con i vostri diritti) per potervi fornire i servizi. | |
| Dati del profilo del dipendente (azienda, edificio di assegnazione, gruppo di utenti, reparto, profilo, diritti) | Filtrare le aree e gli ambienti accessibili. I dipendenti possono avere autorizzazioni di accesso e visibilità diverse a seconda del loro profilo, del reparto o del gruppo di utenti. Queste informazioni sono quindi necessarie per la segmentazione. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per offrirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. |
| Assegnare i diritti di gestione agli spazi di lavoro. Alcuni collaboratori avranno diritti di utente avanzati, per supervisionare l'uso di una o più stanze o collaboratori. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per offrirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Dettagli della prenotazione (titolare della prenotazione, beneficiario, ospiti) | Determinazione della disponibilità di spazio. Jooxter utilizza tutte le prenotazioni effettuate dai dipendenti per determinare la disponibilità di spazio. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per offrirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. |
| Facilitare la modifica delle prenotazioni. Ogni prenotazione è assegnata a uno o più utenti, che possono visualizzarla, confermarla, modificarla o cancellarla, se necessario. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per offrirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Abilitazione della gestione degli spazi. I gestori degli spazi devono identificare le persone che hanno prenotato gli spazi per monitorare e arbitrare l'uso degli spazi. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per offrirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Informazioni approssimative sulla posizione (informazioni sulla prenotazione, rilevamento iBeacon) | Ricerca di un collega utilizzando i dati della prenotazione. Gli utenti appartenenti allo stesso gruppo di collaboratori possono cercare i loro colleghi utilizzando la posizione della loro prenotazione attuale. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per offrirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. |
| Ricerca di un collega in base allo stato. Gli utenti che fanno parte dello stesso gruppo di collaboratori possono cercare i loro colleghi in base allo stato che hanno liberamente dichiarato. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per offrirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Fornire servizi locali. Se attivata dall'utente, la localizzazione interna tramite iBeacon consente all'utente di posizionarsi sulla pianta dell'edificio e di visualizzare gli spazi vicini. | Consenso dell'utente finale tramite l'attivazione della funzione "Posizione" nell'applicazione mobile Jooxter. | |
| Ricerca di un collega tramite la posizione interna. Gli utenti collegati allo stesso gruppo di collaboratori possono cercare i loro colleghi utilizzando la loro ultima posizione interna, se l'utente da cercare l'ha attivata. La posizione calcolata con gli iBeacon viene memorizzata solo per 30 minuti, dopodiché è impossibile accedere alla posizione passata dei colleghi. | Consenso dell'utente finale tramite l'attivazione della funzione "Posizione" nell'applicazione mobile Jooxter. | |
| Informazioni sull'utilizzo (ricerca, prenotazione, utilizzo, indirizzo IP, ecc.) | Analizzare l'utilizzo degli spazi di lavoro. Per fornire ai responsabili dei siti un'analisi completa dell'utilizzo degli spazi di lavoro, essenziale per ottimizzare l'ambiente, elaboriamo tutti i dati relativi all'occupazione per creare un cruscotto dinamico. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per offrirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. |
| Personalizzazione dell'esperienza utente. Raccogliamo informazioni relative all'utilizzo dei nostri servizi per fornire all'utente finale una migliore esperienza d'uso: memorizzazione dell'autenticazione, dei filtri di ricerca e delle preferenze. | Interessi legittimi. In termini pratici, ciò significa utilizzare i vostri dati in modo necessario (compatibilmente con i vostri diritti) per potervi fornire i servizi. | |
| Garantire la qualità e l'evoluzione della soluzione. Analizziamo i dati sull'utilizzo dei nostri servizi per garantire il corretto funzionamento del servizio e per preparare gli sviluppi futuri della soluzione. | Interessi legittimi. In termini pratici, ciò significa utilizzare i vostri dati in modo necessario (compatibilmente con i vostri diritti) per potervi fornire i servizi. | |
Per svolgere le attività sopra elencate, collaboriamo con fornitori di servizi che soddisfano gli stessi standard elevati in materia di protezione dei dati personali:
- Hosting dei dati: lavoriamo con AWS, il leader del mercato del cloud, una piattaforma rinomata per la sua stabilità e sicurezza (vedi dettagli sotto).
- Analisi dei dati: per analizzare i dati di utilizzo e fornire cruscotti di occupazione ai nostri clienti, utilizziamo il servizio Power BI fornito da Microsoft, ospitato nell'Unione Europea.
- Sincronizzazione con il calendario del cliente: per garantire la stabilità e la qualità della sincronizzazione tra Jooxter e il calendario del cliente (Exchange / Google Calendar), utilizziamo la soluzione Cronofy, che interfaccia i database del calendario di entrambe le parti, garantendo la sicurezza end-to-end.
- Per esigenze più specifiche, possiamo affidarci a servizi di terzi, assicurandoci che siano conformi alle normative europee e ai requisiti di Jooxter. Questi fornitori di servizi non possono utilizzare i vostri dati personali per scopi diversi dal servizio specifico in questione. Inoltre, invieremo loro solo gli elementi dei vostri dati personali di cui hanno effettivamente bisogno.
Le autorità
- Per motivi legali, potremmo dover condividere alcuni dati personali con la polizia, le autorità doganali, le autorità di regolamentazione o le agenzie governative e di applicazione della legge. Se dovessimo trasmettere questi dati, vi informeremo il prima possibile. In questi casi, è responsabilità delle autorità proteggere i vostri dati.
Conservazione dei dati
- I dati personali in uso vengono conservati di default fino alla scadenza del contratto che vi lega a Jooxter, o fino alla scadenza di un periodo definito dal cliente, o su richiesta dell'interessato.
- I dati archiviati saranno cancellati automaticamente 12 mesi dopo la cessazione del contratto o su vostra richiesta.
Sicurezza
La sicurezza di tutti i dati in possesso di Jooxter è al centro della nostra politica di sviluppo dei prodotti. I dati personali dei vostri dipendenti beneficiano dello stesso livello di sicurezza:
- Utilizziamo la soluzione di hosting AWS, leader mondiale del cloud, rinomata per la sua sicurezza. I servizi che utilizziamo ci garantiscono il livello di sicurezza richiesto dalla legge per il trattamento dei dati sensibili, in particolare quelli bancari e medici (ISO 27001 / 27017 / 27018).
- I nostri database sono criptati a riposo utilizzando AES-256 e tutti i flussi di dati sono criptati utilizzando TLS 1.2.
- I nostri server vengono aggiornati automaticamente ogni settimana per incorporare le ultime patch di sicurezza.
Affidandoci ai servizi sicuri del leader mondiale dell'hosting e utilizzando metodi di crittografia dei dati, garantiamo ai nostri clienti un livello di sicurezza superiore ai requisiti imposti dalla natura critica dei dati personali trattati da Jooxter.
Dati memorizzati all'interno dell'Unione Europea
- Tutti i dati, personali e non, trattati da Jooxter sono ospitati e replicati all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE), in Irlanda.
- Questi dati, personali o meno, non lasciano mai il SEE, anche quando un terzo (subappaltatore di Jooxter) vi ha accesso.
I diritti dei vostri dipendenti
I vostri dipendenti hanno diversi diritti in relazione all'utilizzo dei loro dati personali. Siamo a vostra disposizione per agevolare l'evasione di qualsiasi loro richiesta relativa a Jooxter: richieste di informazioni sul trattamento e sulla consultazione, modifica o cancellazione dei loro dati personali. In conformità alle raccomandazioni legali, risponderemo a tali richieste entro trenta giorni.
Modifiche alla nostra politica sulla privacy
Le future modifiche alla nostra soluzione o alla sua struttura tecnica potrebbero indurci a cambiare il modo in cui utilizziamo le informazioni personali. In tal caso, aggiorneremo la nostra Informativa sulla privacy, descritta in questo documento. La data dell'ultimo aggiornamento è riportata in alto. In caso di modifiche significative, sarete informati in anticipo.