In caso di domande non trattate nel presente documento, si prega di contattarci via e-mail all'indirizzo support@jooxter.com o di scriverci all'indirizzo "Jooxter - 165 avenue de Bretagne 59000 Lille".
Dati personali
Ultimo aggiornamento il 17 novembre 2022
Jooxter lavora ogni giorno per rendere più intelligenti gli spazi di lavoro dei nostri clienti. Grazie ai nostri servizi e alle nostre applicazioni, i dipendenti dei nostri clienti possono visualizzare, cercare e utilizzare i loro spazi di lavoro in modo più efficiente ogni giorno. I nostri servizi richiedono l'utilizzo e il trattamento dei dati personali dei vostri dipendenti, che viene effettuato da Jooxter in qualità di subappaltatore dell'azienda cliente.
I nostri impegni relativi ai dati personali dei vostri dipendenti
Siamo consapevoli dell'importanza di proteggere i dati personali dei vostri dipendenti. La questione è ancora più importante per noi in quanto subappaltatori dei nostri clienti. Per questo motivo abbiamo assunto tre impegni in termini di riservatezza per proteggere i dati dei vostri dipendenti.
- Saremo sempre trasparenti sui dati personali che utilizziamo: saprete come e perché ne abbiamo bisogno.
- Utilizzeremo questi dati personali solo se ne avremo realmente bisogno.
- Proteggeremo questi dati personali utilizzando la migliore combinazione possibile di tecnologia, persone e processi.
Ogni volta che utilizzate il nostro servizio, sia sul nostro sito web che sulla nostra app, proteggeremo i dati personali dei vostri dipendenti secondo le modalità indicate nel presente documento.
In qualità di responsabile del trattamento di questi dati e di cliente commerciale del servizio Jooxter, è vostra esclusiva responsabilità rispettare le disposizioni di legge applicabili e ottenere eventuali autorizzazioni preventive.
Dati personali e loro trattamento
I dati personali presenti e trattati in Jooxter provengono da tre fonti distinte:
- Per garantire il corretto funzionamento di Jooxter, vi sarà richiesto di fornirci i dati personali dei vostri dipendenti: elenco degli utenti con le loro informazioni personali e professionali.
- Utilizzando Jooxter, i vostri dipendenti genereranno dati di utilizzo che possono essere considerati dati personali.
- Ai vostri dipendenti potrebbe essere chiesto di fornire dati personali di persone esterne all'azienda, compresi i nomi di ospiti esterni alle riunioni. Quando forniscono i dati personali di altre persone, è loro responsabilità assicurarsi di avere il permesso di farlo.
| Tipo di dati personali | Perché li usiamo? | Base giuridica |
| Identità (nome, indirizzo e-mail professionale, lingua, telefono, immagine del profilo) | Consentire l'accesso personale e autenticato. Solo i dipendenti autorizzati dall'azienda cliente possono utilizzare Jooxter. L'uso del nome e dell'indirizzo e-mail garantisce un accesso personale e autenticato per ogni dipendente. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. |
| Identificare la persona che prenota uno spazio. L'identità dell'utente è collegata a tutte le sue prenotazioni per evitare qualsiasi uso improprio degli spazi. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Consentire agli utenti di essere invitati agli eventi. Quando si effettua una prenotazione, l'utente ha la possibilità di invitare altri collaboratori a un evento. A tal fine, esegue una ricerca di persone in base al nome o all'indirizzo e-mail dell'utente da invitare. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Notifica all'utente. Dobbiamo essere in grado di notificare all'utente finale, attraverso vari mezzi di comunicazione, l'utilizzo di Jooxter: ad esempio, la creazione di un account, l'invito/creazione/modifica/cancellazione di una prenotazione. | Interessi legittimi. In termini pratici, ciò significa che i vostri dati vengono utilizzati in modo necessario (compatibilmente con i vostri diritti) per fornirvi i servizi. | |
| Dati del profilo del dipendente (azienda, edificio, gruppo di utenti, reparto, profilo, diritti) | Filtrare gli spazi e gli ambienti accessibili. I dipendenti possono avere diverse autorizzazioni di accesso e visibilità a seconda del loro profilo, del reparto o del gruppo di utenti. Queste informazioni sono quindi necessarie per effettuare la segmentazione. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. |
| Assegnare i diritti di gestione alle stanze. Alcuni collaboratori avranno diritti di utente avanzati, per supervisionare l'uso di una o più stanze o collaboratori. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Dati della prenotazione (titolare della prenotazione, beneficiario della prenotazione, ospiti) | Determinare la disponibilità dello spazio. Tutte le prenotazioni effettuate dai dipendenti vengono utilizzate da Jooxter per determinare la disponibilità degli spazi. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. |
| Facilitare la modifica delle prenotazioni. Ogni prenotazione è collegata a uno o più utenti, che possono così visualizzarla, confermarla, modificarla o annullarla, se necessario. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Consentire la gestione degli spazi. I gestori degli spazi devono identificare le persone che hanno prenotato gli spazi per poter svolgere il loro lavoro di monitoraggio e arbitraggio nell'uso degli spazi. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Informazioni approssimative sulla posizione (informazioni sulla prenotazione, rilevamento iBeacon) | Ricerca di un collega tramite i dati della prenotazione. Gli utenti dello stesso gruppo di dipendenti possono cercare i colleghi tramite la posizione della loro prenotazione attuale. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. |
| Ricerca di un collega in base allo stato inserito. Gli utenti appartenenti allo stesso gruppo di dipendenti possono cercare i loro colleghi attraverso lo stato che hanno liberamente dichiarato. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Portare i servizi più vicino a casa. Se attivata dall'utente, la localizzazione interna tramite iBeacon consente di posizionarsi sulla pianta dell'edificio e di visualizzare gli spazi vicini. | Consenso dell'utente finale tramite l'attivazione della funzione "Posizione" dall'applicazione mobile Jooxter. | |
| Ricerca di un collega tramite la posizione interna. Gli utenti dello stesso gruppo di dipendenti possono cercare i colleghi tramite la loro ultima posizione interna, se l'utente ricercato l'ha attivata. La posizione calcolata con gli iBeacon viene memorizzata solo per 30 minuti, dopodiché non è più possibile accedere alla posizione passata dei dipendenti. | Consenso dell'utente finale tramite l'attivazione della funzione "Posizione" dall'applicazione mobile Jooxter. | |
| Informazioni sull'uso (ricerca, prenotazione, utilizzo, indirizzo IP). | Analizzare l'utilizzo degli spazi di lavoro. Per fornire al capocantiere un'analisi completa dell'utilizzo dei suoi spazi, essenziale per ottimizzare il suo ambiente, elaboriamo tutti i dati relativi all'occupazione per creare un cruscotto dinamico. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. |
| Personalizzare l'esperienza dell'utente. Raccogliamo informazioni relative all'utilizzo dei nostri servizi per fornire all'utente finale una migliore esperienza d'uso: tenere traccia della sua autenticazione, dei suoi filtri di ricerca, delle sue preferenze. | Interessi legittimi. In termini pratici, ciò significa che i vostri dati vengono utilizzati in modo necessario (compatibilmente con i vostri diritti) per fornirvi i servizi. | |
| Garantire la qualità e l'evoluzione della soluzione. Analizziamo i dati sull'utilizzo dei nostri servizi per assicurarci che il servizio funzioni correttamente e per preparare gli sviluppi futuri della soluzione. | Interessi legittimi. In termini pratici, ciò significa che i vostri dati vengono utilizzati in modo necessario (compatibilmente con i vostri diritti) per fornirvi i servizi. | |
Per svolgere le attività sopra elencate, collaboriamo con fornitori di servizi che soddisfano gli stessi elevati standard di protezione dei dati:
- Hosting dei dati: lavoriamo con AWS, leader di mercato nel cloud, una piattaforma rinomata per la sua stabilità e la sua sicurezza (vedi sotto).
- Analisi dei dati: per analizzare i dati di utilizzo e fornire cruscotti di occupazione ai nostri clienti, utilizziamo il servizio Power BI fornito da Microsoft, ospitato nell'Unione Europea.
- Sincronizzazione con il calendario del cliente: per garantire la stabilità e la qualità della sincronizzazione tra Jooxter e il calendario del cliente (Exchange / Google Calendar), utilizziamo la soluzione Cronofy che interfaccia i database del calendario di entrambe le parti, garantendo la sicurezza end-to-end.
- Per scopi più specifici, possiamo affidarci a servizi di terze parti, assicurandoci che siano conformi alle normative UE e ai requisiti di Jooxter. Questi fornitori di servizi non possono utilizzare i vostri dati personali per scopi diversi dal servizio specifico in questione. Inoltre, forniamo loro solo gli elementi dei vostri dati personali di cui hanno effettivamente bisogno.
Le autorità
- Per motivi legali, potremmo dover condividere alcuni dati personali con la polizia, le autorità doganali, le autorità di regolamentazione o le agenzie governative e di applicazione della legge. Se ci viene richiesto di condividere tali dati, vi informeremo il prima possibile. In questi casi, è responsabilità delle autorità proteggere i vostri dati.
Conservazione dei dati
- I dati personali in uso vengono conservati di default fino alla fine del contratto tra l'utente e Jooxter, o fino alla fine di un periodo definito dal cliente, o su richiesta dell'interessato.
- I dati archiviati saranno cancellati automaticamente 12 mesi dopo la cessazione del contratto o su vostra richiesta.
Sicurezza
La sicurezza di tutti i dati in possesso di Jooxter è al centro della nostra politica di sviluppo dei prodotti. I dati personali dei vostri dipendenti sono trattati con lo stesso livello di sicurezza:
- Utilizziamo la soluzione di hosting di AWS, leader mondiale del cloud, noto per la sua sicurezza. I servizi utilizzati ci garantiscono il livello di sicurezza regolamentare per il trattamento dei dati sensibili, in particolare quelli bancari e medici (ISO 27001 / 27017 / 27018).
- I nostri database sono crittografati a riposo in AES-256 e tutti i flussi di dati sono crittografati in TLS 1.2.
- I nostri server vengono aggiornati automaticamente ogni settimana con le ultime patch di sicurezza.
Affidandoci ai servizi sicuri della società di hosting leader a livello mondiale e utilizzando metodi di crittografia dei dati, garantiamo ai nostri clienti un livello di sicurezza superiore ai requisiti di criticità dei dati personali trattati da Jooxter.
Dati conservati all'interno dell'Unione Europea
- Tutti i dati, personali e non, trattati da Jooxter sono ospitati e replicati all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE) in Irlanda.
- Questi dati, personali o meno, non lasciano mai il SEE, anche quando un terzo (subappaltatore di Jooxter) vi ha accesso.
I diritti dei vostri dipendenti
I vostri dipendenti hanno diversi diritti in relazione all'utilizzo dei loro dati personali. Siamo a vostra disposizione per agevolare l'evasione di qualsiasi loro richiesta relativa a Jooxter: richieste di informazioni sul trattamento e sulla consultazione, modifica o cancellazione dei loro dati personali. In conformità alle raccomandazioni legali, risponderemo a queste richieste entro trenta giorni.
Modifiche alla nostra politica sulla privacy
Le future modifiche alla nostra soluzione o alla sua struttura tecnica potrebbero indurci a cambiare il modo in cui utilizziamo le informazioni personali. In tal caso, aggiorneremo la nostra Informativa sulla privacy, descritta in questo documento. La data dell'ultimo aggiornamento è riportata in alto. In caso di modifiche significative, l'utente verrà informato in anticipo.