Testimonianza Ecocert: Ottimizzare lo spazio per gli uffici con le soluzioni flex-office
Matthieu Hauvuy, Property Manager di Ecocert ci parla dell'ottimizzazione degli spazi introducendo il telelavoro e l'ufficio flessibile all'interno della loro organizzazione. Ottimizzare lo spazio per risparmiare denaro, tempo, organizzazione e produttività.
Intervista a Matthieu Hauvuy, property manager di Ecocert
Presentazione di Matthieu Hauvuy, responsabile immobiliare di Ecocert
"Mi chiamo Matthieu Hauvuy. Lavoro per Ecocert da ormai tredici anni.
Sono il responsabile del settore immobiliare.
Mi occupo dell'apertura dei cantieri, della loro chiusura e dell'esecuzione dei lavori. Negli ultimi anni mi sono occupato anche dell'introduzione del telelavoro e del Flex Office, due temi correlati".
Cosa fa Ecocert?
"Ecocert è una società che promuove le pratiche ecologiche degli operatori economici.
Un'ampia varietà di aziende. Certifichiamo i loro prodotti biologici, così come i prodotti non alimentari e i processi industriali ISO 14.000.
Siamo anche responsabili della certificazione dei marchi del commercio equo e solidale, della silvicoltura e dell'acquacoltura.
Tutto ciò che è fatto bene e tutto ciò che è ecologico sul pianeta merita di essere promosso ed etichettato in modo che i consumatori abbiano fiducia in tutti questi prodotti e in tutte queste aziende".
Come siete organizzati?
"Siamo 1.500 in tutto il mondo.
Siamo presenti in 27 Paesi, con uffici in tutto il mondo. Effettuiamo audit in 180 Paesi, quindi abbiamo una presenza veramente internazionale.
In particolare, Ecocert ha sede da 30 anni a L'Isle-Jourdain, nel dipartimento del Gers. Volevamo insediarci in un dipartimento molto agricolo e in campagna.
Di conseguenza, siamo finiti qui, nei campi, e ora siamo a l'Isle-Jourdain e a Tolosa. Abbiamo 400 dipendenti distribuiti in diverse sedi intorno a Tolosa".
Come Ecocert sta migliorando e gestendo il flex office?
"Abbiamo introdotto Flex Office nelle nostre sedi nella regione e a Parigi.
In totale, più di 400 persone hanno adottato il Flex Office.
Tutti usano Jooxter, anche i dipendenti che non telelavorano.
Infatti, abbiamo chiesto a tutti di iscriversi e prenotare gli uffici, compresi i direttori, per ottimizzare gli spazi.
In breve, tutti in azienda fanno parte del processo e ora lavorano in Flex Office e con Jooxter".
Come è avvenuto il passaggio all'ufficio flessibile?
"Prima di tutto, abbiamo spiegato ai team che si trattava della fine degli uffici individuali e di uno spazio collettivo dedicato.
E soprattutto, quando abbiamo mostrato loro gli ampi spazi, che illuminavamo, riscaldavamo e ventilavamo costantemente per nulla, hanno capito l'utilità di tutto ciò.
Nessuno occupa questi uffici, quindi era necessario ridurre e ottimizzare lo spazio per l'ambiente. Di conseguenza, i nostri edifici sono "intelligenti" e stiamo risparmiando non solo in termini di energia e organizzazione del lavoro, ma anche dal punto di vista finanziario.
Oggi i nostri colleghi possono spostarsi facilmente da una sede all'altra, condividendo gli spazi tra i team e gli uffici all'interno dello stesso team.
In conclusione, siamo riusciti a ottimizzare gli spazi e ad accelerare il processo di flessibilizzazione dell'ufficio, attraverso la riorganizzazione degli uffici e l'apertura e la chiusura di siti.
Ci stiamo accorgendo che gli spazi sono occupati in modo efficiente e sono più pieni di prima. Gli spazi sono occupati in modo efficiente da personale che è in sintonia con gli altri e che occupa gli uffici in modo intelligente.
La qualità della vita in ufficio è diventata essenziale. Stiamo trovando un po' più di calore umano e di convivialità nei nostri uffici.
Come è stato ottimizzato lo spazio grazie all'ufficio flessibile di Ecocert?
"Per riassumere il nostro approccio, abbiamo scelto di ridurre i metri quadrati di Ecocert e il numero di postazioni di lavoro in un momento in cui la nostra popolazione è in crescita.
Per quest'anno siamo quindi riusciti a ridurre la nostra superficie di circa 160 metri quadrati, il che rappresenta un risparmio in termini di emissioni di gas serra di 100 tonnellate di CO2 per quest'anno, e questo continuerà per i prossimi anni.
Di conseguenza, abbiamo ridotto la nostra forza lavoro del 7%, mentre il numero di persone che occupano le nostre sedi è aumentato del 9% solo quest'anno.
Grazie alle statistiche sull'occupazione e al Flex Office, sappiamo in anticipo che non avremo bisogno di aprire nuovi uffici per i prossimi due anni.
La situazione attuale è che stiamo condividendo gli uffici in modo efficiente. Nei prossimi due anni l'occupazione potrà aumentare ulteriormente senza dover modificare il perimetro dei nostri uffici".
Perché scegliere Jooxter per ottimizzare lo spazio?
"Nelle nostre specifiche, siamo stati molto sensibili all'ergonomia dell'applicazione, perché volevamo anticipare la convalida dello strumento da parte dei dipendenti.
Doveva essere intuitivo e i team dovevano dedicarci il minor tempo possibile.
Dovevano essere in grado di comprendere rapidamente l'intera operazione.
Alla fine, hanno imparato rapidamente a usare Jooxter.
La sfida sta nel far accettare alle persone lo strumento, che rende l'organizzazione più fluida. Inoltre, sono stati apportati miglioramenti ergonomici all'interfaccia, che hanno reso l'adozione ancora più semplice.
Ad esempio, la home page è stata accolta molto bene. È un'ottima sintesi e uno strumento per dare ai dipendenti una panoramica della loro giornata.
Come promemoria, abbiamo implementato Jooxter a gennaio. A partire da marzo, abbiamo iniziato a vedere un'affidabilità e una stabilità nelle statistiche dei DATI. In seguito, a fine marzo, il direttore ha annunciato : "Se questa è la reale occupazione dei nostri spazi, possiamo chiudere un altro sito".
Di conseguenza, siamo stati in grado di prendere decisioni rapidamente, utilizzando dati affidabili per ottimizzare lo spazio.
Abbiamo aiutato Écocert con il suo ufficio flessibile
"Per quest'anno siamo riusciti a ridurre la nostra superficie di circa 160 m², il che rappresenta un risparmio in termini di emissioni di gas serra di 100 tonnellate di CO2 rispetto al 2022, e questo continuerà per i prossimi anni. "