Quando le organizzazioni pianificano il ritorno in ufficio, devono affrontare molte sfide. I dipendenti sono molto contrastanti riguardo al ritorno in ufficio. Alcuni non vedono l'ora di tornare in ufficio, mentre altri sono ancora ansiosi. Ma a parte questo, il lavoro ibrido ha ridefinito il lavoro come lo conosciamo oggi. Al di là della necessità di allontanarsi dalla società e di fare pulizia, i talenti cercano aziende che si preoccupino del loro benessere. Gli strumenti di gestione dello spazio di lavoro hanno un ruolo fondamentale. Aiutano e supportano le organizzazioni e i dipendenti ad affrontare queste sfide.
Il software di prenotazione e gestione degli spazi di lavoro può aiutare a ottimizzare l'esperienza dei dipendenti e a gestire in modo efficiente le stanze e le risorse. Le sfide dell'innovazione, del design digitale e dell'affitto di spazi di lavoro virtuali sono significative nel settore immobiliare commerciale francese. Anche il concetto di "smart workplace " è sempre più presente, con l'utilizzo della tecnologia per creare ambienti di lavoro dinamici e adatti alle esigenze di gruppi di dipendenti.
Le organizzazioni affrontano il concetto di modelli ibridi in modi molto diversi. Non esiste un'unica soluzione. Tuttavia, le organizzazioni che stanno ottenendo buoni risultati hanno reso la cosa più semplice per i loro dipendenti e stanno utilizzando la tecnologia per supportare il loro piano. L'implementazione del telelavoro richiede l'ascolto delle esigenze dei dipendenti. Per attirare i dipendenti in ufficio, l'ambiente di lavoro deve essere attraente. È qui che entrano in gioco nuove questioni: la pianificazione degli spazi, la gestione degli immobili, l'innovazione manageriale e il benessere dei dipendenti.
Lavoro ibrido: le aziende vogliono che i loro dipendenti tornino in ufficio
Le organizzazioni hanno fatto una serie di annunci per comunicare il ritorno di tutti in ufficio. Incoraggiano l'utilizzo di filiali vicine a casa piuttosto che in centro città. Alcune incoraggiano a lavorare dove è più comodo per i dipendenti. I concetti di questi modelli di lavoro sono facili da comprendere. Ma in realtà sono piuttosto difficili da attuare in un mondo post-covo.
Far stare tutti nello stesso posto sembra abbastanza semplice, come lo era prima della pandemia. Oggi, invece, è necessario pianificare la posizione degli uffici per gestire la distanza sociale. La pianificazione è essenziale anche per garantire che le aree ad alto traffico vengano pulite più spesso di prima.
Gli strumenti di pianificazione facilitano la gestione dello spazio di lavoro, l'autonomia e la produttività dei dipendenti.
Nel caso di modelli che utilizzano uffici locali o un approccio "vieni quando vuoi", la gestione degli orari è importante. Nessuno vuole che tutti si presentino lo stesso giorno. In questi esempi, l'uso di uno strumento di pianificazione esistente integrato con un sistema di gestione dello spazio di lavoro aiuta ad attenuare i punti critici.
Ad esempio, se le organizzazioni riescono a far sì che le persone pianifichino e prenotino in anticipo le loro presenze in sede, utilizzando uno strumento che già usano, come il calendario di Microsoft o di Google, e lo combinano con la pianificazione degli spazi, possono identificare gli orari di punta. In questo modo, le organizzazioni possono garantire la disponibilità di una scrivania pulita per tutti. Se le persone non riescono a trovare uno spazio da prenotare, sanno che possono scegliere un altro giorno. Questo dà alle persone controllo e rassicurazione sulla pulizia e sul distanziamento. E di conseguenza, li aiuta ad affrontare la paura di andare in ufficio.
Può anche aumentare la produttività e rendere i viaggi più interessanti. Quando le persone possono vedere chi sarà in ufficio in determinati giorni, possono organizzarsi per andare alla stessa ora. I dipendenti possono incontrarsi faccia a faccia e questo favorisce la collaborazione.
Gli strumenti di gestione dello spazio di lavoro sono essenziali anche per il benessere dei dipendenti e la fidelizzazione dei talenti.
Oggi la qualità della vita lavorativa (QWL) e i benefici per i dipendenti sono questioni fondamentali. È importante considerare questa priorità e garantire lasoddisfazione e la felicità dei lavoratori per migliorare le prestazioni lavorative e la motivazione. Le attività di rilassamento e di gestione dello stress possono contribuire a promuovere una mentalità sana sul posto di lavoro. La consulenza professionale e le azioni per aumentare la sicurezza e ridurre i rischi possono contribuire a creare un'atmosfera lavorativa positiva e ad aumentare il senso di soddisfazione dei dipendenti.
Gli strumenti di gestione dello spazio di lavoro sono particolarmente utili per i team leader che possono organizzare riunioni per riconnettersi con i membri del loro team. Dopo un periodo così lungo di lavoro da casa, i team leader vogliono vedere come stanno le persone non solo fisicamente, ma anche mentalmente. Infatti, controllare che ricevano il supporto di cui hanno bisogno è più importante che mai.
Gestire il processo in questo modo migliora la mentalità dei dipendenti e li rende desiderosi di venire in ufficio. E va anche oltre, perché ora sono pronti a pensare a ciò che vogliono ottenere quando sono lì. Invece di consumare energie per preoccuparsi. È anche un modo fondamentale perattrarre e trattenere i migliori talenti. Perché oggi le persone cercano datori di lavoro che prendano sul serio il loro benessere, ovunque si trovino.
I team di gestione delle strutture e delle risorse umane trarranno grandi benefici dai dati provenienti dagli strumenti di gestione del luogo di lavoro.
Per la gestione delle strutture, questa conoscenza è preziosa per pianificare risorse aggiuntive come il catering e le pulizie. I dipendenti sanno che arriveranno in un ufficio pulito e che potranno mangiare un panino. Sono cose semplici, ma di vitale importanza per rendere positivo il viaggio in ufficio.
Questi strumenti di gestione dello spazio di lavoro forniscono anche dati anonimi utili ai team delle risorse umane che sviluppano nuove politiche di lavoro ibrido. Possono vedere cosa funziona e apportare modifiche di conseguenza. Il feedback che abbiamo ricevuto dai responsabili delle risorse umane in Europa ci dice costantemente che i dipendenti si sentono più sicuri quando l'organizzazione reagisce in tempo reale alle informazioni fornite dagli strumenti di gestione dello spazio di lavoro. I dipendenti possono vedere chiaramente che vengono prese in considerazione le misure giuste per gestire il loro benessere e il loro comfort. Questo li fa sentire più vicini al loro datore di lavoro e più produttivi.
Se state cercando un modo per aiutare le persone a tornare in ufficio e a creare team fedeli, rivolgetevi a noi. Possiamo dirvi come abbiamo fatto per aziende che gestiscono grandi team in tutta Europa.
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