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En entreprise, beaucoup de facteurs clés doivent être rassemblés pour le bon fonctionnement de l’activité et le bien-être des collaborateurs. Il est important de prendre en considération le fait que chaque salarié peut avoir des envies et des besoins différents dans le cadre de son travail. C’est pour cette raison, qu’une entreprise doit proposer une variété d’espaces : bureaux en open space, bureaux isolés, espaces modulables, etc. Chaque employé doit pouvoir trouver un espace de travail en réponse à son besoin immédiat. Les possibilités sont nombreuses, reste à voir les spécificités de votre entreprise. Afin de vous accompagner à y voir clair, nous vous donnons des clés pour réaliser au mieux l’agencement de vos espaces de façon à optimiser les espaces de travail et leur usage.
Commet établir un diagnostic de la situation ?
En premier lieu, il est essentiel de réaliser un diagnostic de votre aménagement actuel et de son adéquation avec vos besoins.
Les principales questions à se poser sont les suivantes :
- La décoration de vos locaux est-elle design, tendance et en cohérence avec l’image de marque de votre entreprise ?
- L’aménagement actuel des bureaux correspond-elle à l’organisation du travail en vigueur (répartition entre bureaux cloisonnés et open space, flex office…) ?
- Y a-t-il suffisamment d’espaces collectifs pour les réunions entre collaborateurs ?
- Les postes de travail disposent-ils des équipements suffisants pour favoriser la productivité et l’efficacité ?
- Les espaces détente ou restauration offrent-ils les commodités ou services dont vos collaborateurs ont besoin ?
- Les conditions de confort sont-elles convenables (confort thermique, aération, éclairage ? La nature est-elle présente ou visible dans mes locaux ?
- Votre aménagement est-il bien en ligne avec votre stratégie RSE (achats responsables, sobriété énergétique…) ?
La société BLOOM INSIDE, spécialisée dans l’aménagement de bureau, propose un auto-diagnostic en ligne qui vous permet de faire le point avant de vous lancer, en identifiant vos points forts et vos points faibles. A la clé un gain de temps appréciable et la perspective de mieux cibler les professionnels auxquels faire appel pour réinventer vos espaces de travail.
Quels espaces de travail nécessaires pour mon équipe ?
Il faut bien penser à la disposition de vos locaux pour ainsi répondre aux besoins actuels des collaborateurs comme dit précédemment et optimiser les espaces de travail.
Ces espaces de travail tendent à devenir impersonnels avec les nouvelles méthodes de travail : le flex office et le télétravail. En effet, ces bureaux sont utilisés par plusieurs employés. Il reste cependant possible de rendre ces espaces agréables pour favoriser la productivité des équipes et la collaboration.
Le bon ratio semble être le 30/70. 30% d’espaces individuels dédiés à la concentration et 70% d’espaces collectifs dédiés à la collaboration ou à la détente.
Espaces individuels
Nous ne parlons pas que de bureaux individuels mais aussi des cabines téléphoniques, des bulles de concentration. Une première enquête menée par l’institut OpinionWay indique qu’un environnement de travail favorable améliore la capacité à se concentrer pour 92% des personnes interrogées.
Par conséquent, il semble y avoir plusieurs facteurs à prendre en compte pour la conception. Le confort est indispensable, au même titre que la surface de travail, la connectique ou l’intimité. La discrétion acoustique peut permettre plusieurs formes…
Espaces collectifs
Ils regroupent les équipes et permettent collaboration, partage ou détente. Une entreprise à donc besoin d’espaces collectifs productifs comme des salles de réunions, et d’autres dédiés au bien-être : salles de repos, cuisine, salles de bains etc. Ces espaces sont très bénéfiques de manière indirecte à l’activité de l’entreprise, pour les collaborateurs et les visiteurs. D’après une étude réalisée par Bloomin, le taux de performance d’un employé heureux serait ainsi, par exemple, de 12% supérieur à celui des autres employés.
En outre, ces espaces doivent être conçus de manière à créer une ambiance agréable. Laisser entrer la lumière naturelle, y compris dans les bureaux, est primordiale pour le confort des employés. L’utilisation de cloisons vitrées peut être une solution pour les grands espaces et permettre à tous de profiter de la lumière.
Quelle est l’importance du mobilier et de la décoration ?
Le mobilier de travail
Le mobilier de bureau fait partie du quotidien de la vie professionnelle du salarié. Son choix n’est donc pas à négliger. Il s’agit d’un investissement mais sur le long terme, surtout si vous optez pour de la qualité.
D’une part, celui-ci vous permettra de sauvegarder la santé de vos employés et de limiter les risques de troubles musculo-squelettiques. Lorsque l’on sait que les TMS représentent 87% des maladies du travail, et qu’elles ont représenté un coût direct de plus de 2 milliards d’euros pour les entreprises en 2017 (selon les chiffres de l’Assurance Maladie), il est évident qu’il existe un avantage non négligeable à bien penser l’aménagement des bureaux.
D’autre part, ce mobilier participe à votre identité, votre image de marque employeur notamment. En effet, les bureaux reflètent l’image de l’entreprise, de ses équipes et de ses valeurs. Ce facteur est clé notamment pour le recrutement de jeunes talents, de la génération Z qui porte davantage attention au sens et à la transparence. Par conséquent, privilégiez du mobilier ergonomique s’adaptant au corps humain et étant design à la fois.
La décoration des bureaux
Afin d’éviter l’ennui et la dépersonnalisation totale de vos bureaux, optez pour une décoration neutre. Cette dernière favorise le bien-être, la bonne humeur et la créativité pendant les heures de travail. Votre décoration doit faire écho à votre culture d’entreprise et parler à vos collaborateurs. Vous pouvez réaliser cela en équipes afin de créer une véritable cohérence. Vous pouvez également disposer des plantes au sein des espaces de travail pour les humaniser. Elles améliorent aussi la respiration car elles absorbent le CO2 et neutralisent les particules nuisibles produites notamment par les ordinateurs, les imprimantes etc.
Cette liaison entre bien-être au travail et décoration est confirmée également par une étude d’Actineo, selon laquelle 9 salariés sur 10 se sentent davantage productifs et créatifs lorsque leurs locaux sont très bien aménagés.
Comment optimiser les espaces de travail en 2023 ?
Analyser des flux d’occupation
La première étape dans la volonté d’optimiser ses espaces de travail, est de réaliser un bilan, une analyse des tendances d’occupation. Dans cette phase, Jooxter peut vous aider grâce à ses tableaux de bord intuitifs, à la fois concernant vos équipes et vos espaces de travail. Vous y trouverez par exemple, les chiffres liés aux taux d’occupation des espaces, les équipes les plus en présentiel, le taux de télétravail, etc. Comprenez plus aisément le fonctionnement et l’organisation de vos équipes. Grâce à des DATA fiables, évaluer les espaces de travail nécessaires.
Accompagner les collaborateurs dans la conduite du changement
Lors de ce type de changement, les collaborateurs peuvent perdre leurs repères et développer un sentiment de dépersonnalisation. C’est pour cette raison, qu’il est important de les accompagner à l’instar d’un processus de digitalisation.
Certains employés peuvent mal vivre ces changements d’habitudes, les outils numériques peuvent les aider. La solution Jooxter, en l’occurrence, est un véritable support.
Focus, la solution Jooxter
Grâce à son application mobile et web, Jooxter donne la possibilité aux employés de réserver les différents espaces de travail (salles de réunion, bureaux individuels, bulles téléphoniques, parking, etc.). Elle permet également de déclarer son statut (en télétravail, off, sur site, bâtiment) et de retrouver facilement les collègues afin d’organiser des réunions ou de collaborer.
N’hésitez pas à nous contacter sur le site de Jooxter pour une démonstration rapide de l’application.
Les autres options possibles pour optimiser les espaces de travail
Définissez les besoins réels de vos collaborateurs pour ainsi ajuster votre offre immobilière. Il est peut-être temps pour vous de revoir l’aménagement, la disposition ou la répartition de vos espaces de travail. Vous pourrez aussi par exemple louer une partie de votre surface ou déménager. Il est envisageable de réduire la température des locaux ou encore l’éclairage.
Avantages du réaménagement des espaces de travail
Les avantages à réaménager et optimiser vos espaces de travail sont nombreux.
Maximiser l’utilisation de la surface des locaux
Tout d’abord, vous allez sûrement observer un gain d’espace, de surface vu que vous allez les utiliser différemment. Vous allez être en capacité de tirer des conclusions sur l’occupation de vos nouveaux espaces. Vous pourrez constater une fluidité dans l’utilisation des différents espaces et limiterez ainsi les pics d’occupation.
Vers la sobriété énergétique…
Par ailleurs, réviser l’utilisation des différents espaces de bureaux, vous permettra de réduire vos émissions de CO2. Les espaces étant mieux utilisés, vous pourrez concentrer les collaborateurs sur quelques étages par exemple. Si vous êtes déjà dans une politique de flex office, où le télétravail est ancré, vous maximisez vos chances de réduire vos coûts énergétiques et immobiliers. Vous retrouvez l’article de BloomInside à ce sujet.
Susciter la productivité des collaborateurs
Un nouvel agencement des locaux est souvent réalisé à l’issue d’une analyse complète de leur usage. Vous pouvez donc être sûrs que ces modifications augmenteront de manière simultanée la productivité de vos employés. Ils n’auront plus à chercher pour un espace de libre qui correspond à leur besoin du moment. Un collaborateur heureux est productif. C’est le principal avantage, le bien-être des collaborateurs et une qualité de vie au travail supérieure.
Créer des espaces propices à la collaboration
Si vous augmentez le nombre d’espaces dédiés aux échanges et à la productivité, vous constaterez, par conséquent, que la collaboration s’améliore dans votre entreprise. Les équipes auront davantage envie de discuter de projets ou de travailler ensemble dans un espace agréable.
Concrétiser la culture de l’entreprise
L’humanisation des locaux reflète davantage votre culture d’entreprise et participe à la création d’une communauté, d’une famille. Voici un de nos derniers webinars organisé par Jooxter qui traite la thématique complexe qu’est la culture d’entreprise et ses enjeux sur l’engagement du collaborateur.
En conclusion, l’aménagement des bureaux, leur entretien et leur optimisation permettent à votre entreprise et à ses collaborateurs d’évoluer sereinement. Cela favorise également le développement de votre culture d’entreprise et de votre marque employeur.
Il semble cependant intéressant de rappeler à l’heure de l’urgence climatique que la sobriété énergétique est un nouvel enjeu. Pour cela, favorisez des matériaux respectueux de l’environnement lors de votre choix de mobilier ou de cloisons par exemple. Il est aussi possible de penser vos espaces en fonction de leur fréquence d’usage afin de pouvoir fermer ou baisser la température de certaines zones de travail.
