Dans un monde en constante évolution, les entreprises cherchent sans cesse à repenser leurs espaces de travail pour allier productivité et bien-être des salariés. Parmi les différentes approches, le Flex Office, initié par la crise sanitaire de la Covid-19, se démarque en offrant une flexibilité inégalée.
Dans cet article, nous explorerons les problématiques liées à la mise en place du Flex Office, notamment la conduite du changement et l’importance d’un outil de gestion adéquat. Nous fournirons des conseils aux managers sur le rôle de la hiérarchie, l’agencement des bureaux et l’accompagnement par des partenaires.
Le Flex Office peut être défini comme un concept de travail flexible où les employés ne sont pas assignés à un bureau fixe. Il permet aux collaborateurs de choisir librement leur espace de travail en fonction de leurs besoins et des tâches à accomplir. Ce modèle a émergé en France dans les années 1990 et connaît une popularité croissante dans le monde entier. Ainsi, d’après la Chaire Workplace Management de l’ESSEC Business School (2020), « seulement 19% des répondants avaient l’habitude de faire du télétravail avant 2020 », ils seront 73% dans le futur.
Les entreprises adoptent le Flex Office pour des raisons extrêmement diverses, d’après une étude menée par Deskeo en 2021. La réduction des coûts immobiliers, l’encouragement de la collaboration et l’amélioration du bien-être des employés. Les entreprises cherchent aussi à apporter une nouvelle expérience à leurs collaborateurs. Plus moderne et plus recherché auprès des jeunes diplômés, c’est une vraie plus-value pour être attrayant sur le marché et pour se démarquer des autres.
2/ L'émergence du Flex Office
Au cours des dernières décennies, nous avons assisté à une évolution progressive des espaces de travail. Tout a commencé dans les années 1970, avec l’introduction des premiers bureaux à aire ouverte. Cependant, c’est à partir des années 1980 que le concept de Flex Office a véritablement pris forme. IBM, société multinationale spécialisée dans les domaines du matériel informatique, du logiciel et des services informatiques, a été l’un des pionniers en développant l’Activity Based Working.
L’Activity Based Working encourageait la flexibilité et la mobilité des employés en faisant émerger le concept de bureaux cellulaires non attribués spécifiquement aux salariés mais plutôt en fonction de leurs activités. Deux professeurs de Harvard, Philip STONE et Robert LUCHETTI, ont également promu le bureau flexible en 1985. Ils soulignent ses avantages en termes de collaboration et de productivité dans un article intitulé “Your office is where you are”.
3/ Les enjeux du déploiement du Flex Office
Pour mettre en place le Flex Office avec succès, certaines considérations essentielles doivent être prises en compte. Tout d’abord, la hiérarchie joue un rôle crucial dans la transition vers ce nouveau mode de travail. Les managers doivent adopter une approche ouverte et soutenir activement le changement.
De plus, l’agencement des bureaux doit favoriser la collaboration tout en offrant des espaces de concentration individuelle. Enfin, l’accompagnement par des partenaires spécialisés dans l’aménagement et le design des espaces de travail peut garantir une transition en douceur et une adoption réussie du Flex Office.
Le Flex Office, n’échappe pas aux principes élémentaires des espaces de travail que nous connaissons habituellement. En effet, les besoins fondamentaux des collaborateurs, selon Abraham Maslow (1916 – 1972), doivent être respectés. Psychologue humaniste, il disait en 1954 : « La société parfaite est celle où la possibilité de la réalisation de soi serait offerte à tous les individus. »
La pyramide des besoins, connue sous le nom de pyramide de Maslow, représente harmonieusement la hiérarchie des besoins et interprète la théorie de la motivation. Cette représentation pyramidale trouve son origine dans les observations réalisées dans les années 1940 par ce psychologue.
La pyramide de Maslow se lit de haut en bas, les besoins physiologiques étant la base fondamentale, sans laquelle il est impossible de combler les niveaux supérieurs. Chaque niveau ne peut donc être atteint sans que le précédent ne soit satisfait.
Souvent parodiée selon les besoins contemporains, il est par exemple possible trouver la représentation suivante de cette pyramide :
L’entreprise, à qui le collaborateur consacre une partie de sa journée, a donc son rôle à jouer afin de permettre à l’individu de combler ses besoins.
Les besoins du collaborateur :
Du point de vue de l’organisation des espaces de travail, l’entreprise intervient ainsi sur les trois premiers niveaux de la pyramide. Pour être plus précis cela concerne les besoins physiologiques, de sécurité et d’appartenance de l’individu. Mais comment rassasier cet appétit ?
Dans son livre Psychologie des espaces de travail (1989), Gustave-Nicolas FISCHER parle ainsi de « territoires humains » afin de décrire le désir de sécurité et d’appropriation de son environnement, tout autant personnel que professionnel. Ce territoire, dans lequel évolue le collaborateur, doit permettre à ce dernier d’y évoluer tout en y possédant son espace personnel et son intimité. L’étude proxémique d’Edward T. Hall (1963) différencie ainsi quatre niveaux de sphères. Elles définsent les interactions entre individus (les distances de ces niveaux varient cependant légèrement selon chacun) :
Les 4 types de sphères selon Gustave-Nicolas FISCHER :
- Sphère intime (en dessous de 0.45 mètre) : cette sphère n’a pas vocation à être franchie sur le lieu de travail. Il convient donc de faire en sorte qu’elle soit assurée pour chaque individu.
- Sphère personnelle (de 0.45 mètre jusqu’à 1.20 mètre) : cette sphère peut être franchie lors d’interactions durant les moments informels. Elle favorise un certain niveau d’engagement.
- Sphère sociale (de 1.20 mètre jusqu’à 3.60 mètres) : cette sphère est la sphère essentielle aux interactions professionnelles. Elle est à privilégier afin de préserver l’espace personnel et l’intimité de chacun.
- Sphère publique (au-delà de 3.60 mètres) : cette sphère représente le niveau atteint lors de présentations, en réunion. Elle permet un détachement de l’individu.
4/ Les différents types d'espaces de travail
Le Flex Office propose une variété d’espaces de travail pour répondre aux besoins diversifiés des employés. D’un côté, les bureaux traditionnels avec attributions individuelles permettent aux salariés d’avoir leur propre espace personnel.
Pendant des décennies, les bureaux ont été normés. Chaque collaborateur possède son bureau, dans un espace regroupant son équipe. Cela prend la forme de bureaux individuels ou partagés, sur lesquels chacun peut disposer ses affaires personnelles, afin de s’approprier l’environnement. Il est aussi courant de trouver des open spaces, où l’ensemble des collaborateurs sont regroupés sur un plateau.
Caractéristiques du bureau individuel et partagé :
- Combinaison de bureau « cellule » et de petites pièces avec des bureaux partagés
- Lieu avec des petites salles closes occupés par un à plus ou moins cinq personnes en général
- Accessible depuis un couloir, ouvert ou fermé
- Lieu de l’imprimante identique
- Chauffage et électricité gérable par salle et par les employés
Cherchant à offrir de nouvelles possibilités à leurs salariés. Certaines entreprises ont cherché à proposer une variante : le combi-office. Les bureaux sont ainsi toujours attribués individuellement, mais sont mis à disposition des espaces afin de répondre aux problématiques d’activités précises.
Caractéristiques du combi office :
- Opens et half open spaces
- Des pièces « back-up » fermable sont présentes pour que certains se concentrent, puissent téléphoner, faire des visio-conférences
- Salle de réunions cloisonnées et d’autres non pour plus d’informel, présence de coins café et lounge seats
- Imprimante et casier partagés
- Workstation assigné par employés dans un open ou half open space
- Utilisation de matériaux transparent (comme du verre) pour les cloisons, créer de l’openness, encouragé la collaboration
- Chauffage et électricité central
Vient enfin le Flex Office, où chaque espace est réfléchi pour être un passage et favoriser les échanges. Les bureaux et les différents environnements sont partagés.
Caractéristiques du Flex Office :
- Même design et plan que le combi-office
- Différence sur le principe de workstation (appelé « activity based working »)
- Il y a moins de workstations que d’employés et ils n’y a pas d’assignation nominative
- Obligation de nettoyer leur bureau à chaque utilisation et de le libérer s’ils partent plusieurs heures
- Choix libre de la workstation en fonction des préférences et de leurs activités quotidiennes
- Présence de casier pour stocker ce qui est personnel et documents
- La plupart des documents sont digitalisés
Les environnements partagés du Flex Office favorisent les échanges et la créativité. Cela offre des zones de travail collaboratives, des espaces de détente et des salles de réunion équipées. Cette diversité d’espaces permet aux employés de trouver l’endroit qui correspond le mieux à leur travail du jour.
5/ Acteurs et solutions pour le Flex Office
Repenser sa vision de l’espace de travail c’est aussi repenser à l’organisation et à sa gestion. Le marché de l’aménagement et du mobilier de bureau regorge d’acteurs proposant des solutions adaptées au Flex Office. De nombreux fournisseurs offrent des solutions ergonomiques et modulaires pour créer des espaces de travail flexibles et fonctionnels, ou encore des bureaux recyclés.
Experts en mobilier et en aménagement, Bruneau, Herman Miller ou encore Steelcase diffusent leurs conseils. Ils ont également développés des gammes de produits afin d’aborder le flex office sereinement. Living Office, la gamme mise en avant par Herman Miller, promet ainsi de répondre aux problématiques actuelles et futures que se posent les entreprises.
Autre exemple, l’entreprise Valala qui propose un service de location de tous les appareils nécessaires au développement d’une entreprise : ordinateurs, téléphones, tablettes. La location de matériel informatique est devenue un élément essentiel dans la stratégie d’optimisation budgétaire des entreprises. Chez Valala, ce choix judicieux offre une flexibilité exceptionnelle, des économies conséquentes, et simplifie considérablement la gestion du parc informatique.
De plus, des solutions de gestion des bureaux et de collaboration entre individus, tel que Jooxter, sont disponibles pour faciliter la réservation des espaces, la communication et le partage des ressources. Ces outils technologiques sont essentiels pour optimiser l’utilisation des espaces de travail flexibles. ils assurent également une expérience fluide pour les employés.
Conclusion :
Le Flex Office est bien plus qu’une simple tendance, c’est une révolution dans notre manière de concevoir les espaces de travail. En adoptant ce modèle flexible, les entreprises peuvent favoriser la collaboration. Elles peuvent aussi améliorer le bien-être des employés et optimiser l’utilisation des ressources.
Cependant, il est important de relever les défis liés au changement et de mettre en place une conduite du changement adaptée. Avec les outils appropriés et un soutien solide, le Flex Office ouvre de nouvelles perspectives passionnantes pour les entreprises et leurs collaborateurs. Permettant ainsi de créer un environnement de travail dynamique et stimulant.
