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Secondo Parella, il 15-25% è la media dei risparmi di spazio generalmente riscontrati dopo il passaggio a un ufficio flessibile. Tuttavia, è necessario essere in grado di prendere le decisioni necessarie in seguito su come riutilizzare questi metri quadrati. In alcuni casi, per risparmiare, sarà preferibile spostarsi in un altro edificio, mentre in altri casi sarà preferibile affittare spazi o riorganizzarsi. Ognuno deve trovare la propria ricetta, ma tutte le aziende ne beneficeranno a lungo termine. L' ufficio flessibile significa sfidare la propria attività e la propria organizzazione: è una vera sfida!
Cosa significa ufficio flessibile per le aziende?
L'ufficio flessibile si riferisce al fatto di non avere un ufficio dedicato. Possiamo immaginare spazi adattati alle esigenze dei dipendenti. I dipendenti possono lavorare in ufficio, a casa, in un caffè, in una sala riunioni o in uno spazio di coworking, a seconda dei loro desideri, in una modalità di lavoro ibrida.
Già molto popolare in Inghilterra, l'ufficio flessibile sembra prendere piede anche in Francia. Questa tendenza nelle aziende sembra piacere ai francesi. È già il caso di Crédit Agricole, Renault e La Banque Postale, per esempio. È possibile consultare la nostra pagina di riferimenti ai clientiVi fornirà una panoramica dei cambiamenti organizzativi di alcune delle principali aziende che conoscete.
Quali sono i principali vantaggi dell'ufficio flessibile?
- Più libertà: L'ufficio flessibile permette di riservare un ufficio dove si vuole. Un dipendente può lavorare in uno spazio aperto al mattino e in un ufficio chiuso al pomeriggio. Questo stimola i dipendenti e offre loro ambienti di lavoro diversi. Possono scegliere lo spazio più adatto alle loro esigenze: concentrazione o collaborazione. L'occupazione dello spazio diventa così più fluida. L'ufficio flessibile legato al telelavoro offre una flessibilità ancora maggiore per quanto riguarda il posto di lavoro dei dipendenti.
- Riduzione dei costi: l'ufficio flessibile, legato al lavoro ibrido, consentirà di ridurre lo spazio degli uffici del 20-40% , secondo Ludovic Legendre, Partner "People & Transformation" di Parella - MRICS. Complessivamente, il numero di dipendenti in sede varierà, ma spesso libererà un piano, o addirittura un edificio nei casi più eclatanti. Ciò è talmente vantaggioso che sarà possibile affittare spazi o passare a uffici più piccoli e più adatti. La gestione degli immobili diventa più semplice grazie all'analisi dei flussi di occupazione. I costi immobiliari si riducono automaticamente.
"Il passaggio al flex non farà guadagnare subito. Ma a medio termine, sì, c'è un risparmio reale. Possiamo realizzare un progetto che avrà un ritorno sull'investimento nell'arco di dodici mesi ", spiega Ludovic Legendre.
- Lavoro collaborativo: il passaggio alla flessibilità incoraggia il lavoro collaborativo. I team si incontrano più facilmente. Si scambiano informazioni faccia a faccia invece che sistematicamente via e-mail. Possiamo osservare una migliore comunicazione interdipartimentale e, di conseguenza, una cultura aziendale più forte. La collaborazione è ottimizzata.
- Cambiare la routine: L'ufficio flessibile spezza la routine lavorativa. Le giornate sono solitamente stancanti, soprattutto per le nuove generazioni. Riservando il mio ufficio in base ai miei compiti o alle persone con cui devo lavorare, le giornate sono più dinamiche. Questo migliora la qualità di vita del dipendente sul posto di lavoro. Il dipendente ha anche una migliore gestione del proprio tempo di lavoro.
- Migliore produttività: grazie alla mobilità, il dipendente può organizzarsi come vuole. Se ha bisogno di concentrarsi, può isolarsi in uno spazio tranquillo. Se ha bisogno di telefonare, può utilizzare una cabina telefonica. In generale, questo migliorerà l'esperienza del dipendente, favorendone l'equilibrio e il benessere. L'ufficio gestito o l' ufficio flessibile consentono ai dipendenti di eccellere senza un ufficio dedicato.
La comunicazione con i dipendenti è essenziale
Qualsiasi azienda può implementare con successo una politica di ufficio flessibile se è ben organizzata e preparata. Per evitare gli svantaggi, è necessario un piano a lungo termine con una chiara comunicazione interna. In questo modo l'organizzazione flessibile può essere efficace.
Per passare a un ufficio flessibile, i vostri uffici devono essere adatti all'ufficio flessibile. L'ambiente di lavoro deve essere favorevole. Potrebbe essere necessario riprogettare il layout dell'ufficio per favorire una divisione 30-70. 70% spazio individuale o aperto e 30% spazio collaborativo.
Comunicare con i propri dipendenti. Per alcune persone, cambiare regolarmente ufficio è sinonimo di spersonalizzazione. Infatti, diventa complicato appropriarsi del proprio "territorio", ad esempio mettendo le foto dei propri parenti sulla propria postazione di lavoro. È quindi necessario trovare un compromesso con i propri dipendenti.
Secondo il il Barometro Parella condotto nel 2021dedicato alle nuove modalità e spazi di lavoro, un'azienda su tre ha già un ufficio flessibile e il 40% ci sta pensando. Non esitate a lanciarvi nei nuovi modelli di lavoro, non ve ne pentirete. Provare l'ufficio flessibile significaadottarlo e non voler tornare indietro.
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