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Secondo Parella, il 15-25% è la media dei risparmi di spazio generalmente riscontrati dopo il passaggio a un ufficio flessibile. Tuttavia, è necessario essere in grado di prendere le decisioni necessarie in seguito su come riutilizzare questi metri quadrati. In alcuni casi, per risparmiare, sarà preferibile spostarsi in un altro edificio, mentre in altri casi sarà preferibile affittare spazi o riorganizzarsi. Ognuno deve trovare la propria ricetta, ma tutte le aziende ne beneficeranno a lungo termine. L' ufficio flessibile significa sfidare la propria attività e la propria organizzazione: è una vera sfida!
Cosa significa ufficio flessibile per le aziende?
L'ufficio flessibile si riferisce al fatto di non avere un ufficio dedicato. Possiamo immaginare spazi adattati alle esigenze dei dipendenti. I dipendenti possono lavorare in ufficio, a casa, in un caffè, in una sala riunioni o in uno spazio di coworking, a seconda di ciò che desiderano, in un ambiente di lavoro ibrido.
Già molto popolare nel Regno Unito, l'ufficio flessibile sembra stia prendendo piede anche in Francia. Questa tendenza aziendale sembra piacere ai francesi. È già il caso di Crédit Agricole, Renault e La Banque Postale, per esempio. È possibile consultare le nostre referenze clientiVi darà un'idea dei cambiamenti organizzativi avvenuti presso alcuni dei principali clienti che sicuramente conoscete.
Quali sono i principali vantaggi di un ufficio flessibile?
- Più libertà: Flex office significa che potete prenotare un ufficio dove volete. Un dipendente può lavorare in uno spazio aperto al mattino e in un ufficio chiuso al pomeriggio. Questo stimola i lavoratori e offre loro ambienti di lavoro diversi. Possono scegliere lo spazio più adatto alle loro esigenze del momento: concentrazione o collaborazione. In questo modo è più facileoccupare lo spazio. L'ufficio flessibile legato al telelavoro offre ai dipendenti una flessibilità ancora maggiore in termini di luogo di lavoro.
- Riduzione dei costi: l'ufficio flessibile, legato al lavoro ibrido, consentirà di ridurre lo spazio in ufficio del 20-40% , secondo Ludovic Legendre, Partner "People & Transformation" di Parella - MRICS. Complessivamente, il numero di dipendenti in sede varierà, ma spesso si libererà un piano, o addirittura un edificio nei casi più eclatanti. Il vantaggio è tale che sarà possibile affittare spazi o trasferirsi in uffici più piccoli e più adatti. La gestione degli immobili diventa più semplice grazie all'analisi dei flussi di occupazione. I costi di proprietà si riducono automaticamente.
"Il passaggio alla flessibilità non porterà subito dei guadagni. Ma a medio termine, sì, i risparmi sono reali. Possiamo realizzare un progetto con un ritorno sull'investimento nell'arco di dodici mesi ", spiega Ludovic Legendre.
- Lavoro collaborativo: il passaggio alla flessibilità incoraggia il lavoro collaborativo. I team si incontrano più facilmente. Si scambiano informazioni faccia a faccia piuttosto che via e-mail. Si nota anche una migliore comunicazione tra i reparti e, di conseguenza, una cultura aziendale più forte. La collaborazione è ottimizzata.
- Cambiare la routine: l'ufficio flessibile rompe la routine lavorativa. Le giornate lavorative sono solitamente fonte di stanchezza, soprattutto per i più giovani. Riservando l'ufficio in base alle proprie mansioni o alle persone con cui si deve lavorare, le giornate diventano più dinamiche. Questo migliora la qualità della vita lavorativa dei dipendenti. I dipendenti possono anche gestire il loro tempo di lavoro in modo più efficace.
- Maggiore produttività: grazie alla mobilità, i dipendenti possono organizzarsi come vogliono. Se hanno bisogno di concentrarsi, possono isolarsi in un'area tranquilla. Se hanno bisogno di telefonare, possono utilizzare una cabina telefonica. In generale, questo migliorerà l'esperienza dei dipendenti, favorendo l'equilibrio e il benessere. L'ufficio gestito o l' ufficio flessibile consentono ai dipendenti di eccellere senza una scrivania dedicata.
La comunicazione con i dipendenti è essenziale
Qualsiasi azienda può avere successo con la sua politica di ufficio flessibile se è ben organizzata e preparata. Per evitare gli svantaggi, è necessario elaborare un piano a lungo termine con una chiara comunicazione interna. In questo modo l'organizzazione flessibile sarà efficace.
Per passare a un ufficio flessibile, i vostri uffici devono essere adattati al lavoro in ufficio flessibile. L 'ambiente di lavoro deve essere favorevole. A volte è necessario rivedere la disposizione degli uffici per favorire una divisione 30-70. 70% spazio individuale o aperto e 30% spazio collaborativo.
Comunicare con i propri dipendenti. Per alcune persone, cambiare regolarmente ufficio è sinonimo di spersonalizzazione. Infatti, diventa complicato rendere proprio il "territorio", ad esempio mettendo le foto della famiglia e degli amici sulla propria postazione di lavoro. È quindi necessario trovare un compromesso con i propri dipendenti.
Secondo il il Barometro Parella condotto nel 2021dedicato ai nuovi modi di lavorare e agli spazi lavorativi, un'azienda su tre utilizza già un ufficio flessibile e il 40% ci sta pensando. Non esitate quindi a fare il grande passo verso nuovi modi di lavorare: non ve ne pentirete. Provate l'ufficio flessibile e nontornerete più indietro.
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