Dati personali
Ultimo aggiornamento il 17 novembre 2022
Jooxter lavora ogni giorno per rendere più intelligenti gli spazi di lavoro dei nostri clienti. Grazie ai nostri servizi e alle nostre applicazioni, i dipendenti dei nostri clienti possono visualizzare, cercare e utilizzare i loro spazi di lavoro in modo più efficiente ogni giorno. I nostri servizi richiedono l'utilizzo e il trattamento dei dati personali dei vostri dipendenti, che viene effettuato da Jooxter in qualità di subappaltatore dell'azienda cliente.
I nostri impegni relativi ai dati personali dei vostri dipendenti
Siamo consapevoli dell'importanza di proteggere i dati personali dei vostri dipendenti. La questione è ancora più importante per noi in quanto subappaltatori dei nostri clienti. Per questo motivo abbiamo assunto tre impegni in termini di riservatezza per proteggere i dati dei vostri dipendenti.
- Saremo sempre trasparenti sui dati personali che utilizziamo: saprete come e perché ne abbiamo bisogno.
- Utilizzeremo questi dati personali solo se ne avremo realmente bisogno.
- Proteggeremo questi dati personali utilizzando la migliore combinazione possibile di tecnologia, persone e processi.
Ogni volta che utilizzate il nostro servizio, sia sul nostro sito web che sulla nostra app, proteggeremo i dati personali dei vostri dipendenti secondo le modalità indicate nel presente documento.
In qualità di responsabile del trattamento di questi dati e di cliente commerciale del servizio Jooxter, è vostra esclusiva responsabilità rispettare le disposizioni di legge applicabili e ottenere eventuali autorizzazioni preventive.
Dati personali e loro trattamento
I dati personali presenti e trattati in Jooxter provengono da tre fonti distinte:
- Per garantire il corretto funzionamento di Jooxter, vi sarà richiesto di fornirci i dati personali dei vostri dipendenti: elenco degli utenti con le loro informazioni personali e professionali.
- Utilizzando Jooxter, i vostri dipendenti genereranno dati di utilizzo che possono essere considerati dati personali.
- Ai vostri dipendenti potrebbe essere chiesto di fornire dati personali di persone esterne all'azienda, compresi i nomi di ospiti esterni alle riunioni. Quando forniscono i dati personali di altre persone, è loro responsabilità assicurarsi di avere il permesso di farlo.
| Tipo di dati personali | Perché li usiamo? | Base giuridica |
| Identità (nome, indirizzo e-mail professionale, lingua, telefono, immagine del profilo) | Consentire l'accesso personale e autenticato. Solo i dipendenti autorizzati dall'azienda cliente possono utilizzare Jooxter. L'uso del nome e dell'indirizzo e-mail garantisce un accesso personale e autenticato per ogni dipendente. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. |
| Identificare la persona che prenota uno spazio. L'identità dell'utente è collegata a tutte le sue prenotazioni per evitare qualsiasi uso improprio degli spazi. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Consentire agli utenti di essere invitati agli eventi. Quando si effettua una prenotazione, l'utente ha la possibilità di invitare altri collaboratori a un evento. A tal fine, esegue una ricerca di persone in base al nome o all'indirizzo e-mail dell'utente da invitare. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Notifica all'utente. Dobbiamo essere in grado di notificare all'utente finale, attraverso vari mezzi di comunicazione, l'utilizzo di Jooxter: ad esempio, la creazione di un account, l'invito/creazione/modifica/cancellazione di una prenotazione. | Interessi legittimi. In termini pratici, ciò significa che i vostri dati vengono utilizzati in modo necessario (compatibilmente con i vostri diritti) per fornirvi i servizi. | |
| Dati del profilo del dipendente (azienda, edificio, gruppo di utenti, reparto, profilo, diritti) | Filtrare gli spazi e gli ambienti accessibili. I dipendenti possono avere diverse autorizzazioni di accesso e visibilità a seconda del loro profilo, del reparto o del gruppo di utenti. Queste informazioni sono quindi necessarie per effettuare la segmentazione. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. |
| Assegnare i diritti di gestione alle stanze. Alcuni collaboratori avranno diritti di utente avanzati, per supervisionare l'uso di una o più stanze o collaboratori. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Dati della prenotazione (titolare della prenotazione, beneficiario della prenotazione, ospiti) | Determinare la disponibilità dello spazio. Tutte le prenotazioni effettuate dai dipendenti vengono utilizzate da Jooxter per determinare la disponibilità degli spazi. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. |
| Facilitare la modifica delle prenotazioni. Ogni prenotazione è collegata a uno o più utenti, che possono così visualizzarla, confermarla, modificarla o annullarla, se necessario. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Consentire la gestione degli spazi. I gestori degli spazi devono identificare le persone che hanno prenotato gli spazi per poter svolgere il loro lavoro di monitoraggio e arbitraggio nell'uso degli spazi. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Informazioni approssimative sulla posizione (informazioni sulla prenotazione, rilevamento iBeacon) | Ricerca di un collega tramite i dati della prenotazione. Gli utenti dello stesso gruppo di dipendenti possono cercare i colleghi tramite la posizione della loro prenotazione attuale. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. |
| Ricerca di un collega in base allo stato inserito. Gli utenti appartenenti allo stesso gruppo di dipendenti possono cercare i loro colleghi attraverso lo stato che hanno liberamente dichiarato. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. | |
| Portare i servizi più vicino a casa. Se attivata dall'utente, la localizzazione interna tramite iBeacon consente di posizionarsi sulla pianta dell'edificio e di visualizzare gli spazi vicini. | Consenso dell'utente finale tramite l'attivazione della funzione "Posizione" dall'applicazione mobile Jooxter. | |
| Ricerca di un collega tramite la posizione interna. Gli utenti dello stesso gruppo di dipendenti possono cercare i colleghi tramite la loro ultima posizione interna, se l'utente ricercato l'ha attivata. La posizione calcolata con gli iBeacon viene memorizzata solo per 30 minuti, dopodiché non è più possibile accedere alla posizione passata dei dipendenti. | Consenso dell'utente finale tramite l'attivazione della funzione "Posizione" dall'applicazione mobile Jooxter. | |
| Informazioni sull'uso (ricerca, prenotazione, utilizzo, indirizzo IP). | Analizzare l'utilizzo degli spazi di lavoro. Per fornire al capocantiere un'analisi completa dell'utilizzo dei suoi spazi, essenziale per ottimizzare il suo ambiente, elaboriamo tutti i dati relativi all'occupazione per creare un cruscotto dinamico. | Abbiamo bisogno di queste informazioni per fornirvi questi servizi. Questo fa parte del nostro contratto con voi. |
| Personalizzare l'esperienza dell'utente. Raccogliamo informazioni relative all'utilizzo dei nostri servizi per fornire all'utente finale una migliore esperienza d'uso: tenere traccia della sua autenticazione, dei suoi filtri di ricerca, delle sue preferenze. | Interessi legittimi. In termini pratici, ciò significa che i vostri dati vengono utilizzati in modo necessario (compatibilmente con i vostri diritti) per fornirvi i servizi. | |
| Garantire la qualità e l'evoluzione della soluzione. Analizziamo i dati sull'utilizzo dei nostri servizi per assicurarci che il servizio funzioni correttamente e per preparare gli sviluppi futuri della soluzione. | Interessi legittimi. In termini pratici, ciò significa che i vostri dati vengono utilizzati in modo necessario (compatibilmente con i vostri diritti) per fornirvi i servizi. | |
Per svolgere le attività sopra elencate, collaboriamo con fornitori di servizi che soddisfano gli stessi elevati standard di protezione dei dati:
- Hosting dei dati: lavoriamo con AWS, leader di mercato nel cloud, una piattaforma rinomata per la sua stabilità e la sua sicurezza (vedi sotto).
- Analisi dei dati: per analizzare i dati di utilizzo e fornire cruscotti di occupazione ai nostri clienti, utilizziamo il servizio Power BI fornito da Microsoft, ospitato nell'Unione Europea.
- Sincronizzazione con il calendario del cliente: per garantire la stabilità e la qualità della sincronizzazione tra Jooxter e il calendario del cliente (Exchange / Google Calendar), utilizziamo la soluzione Cronofy che interfaccia i database del calendario di entrambe le parti, garantendo la sicurezza end-to-end.
- Per scopi più specifici, possiamo affidarci a servizi di terze parti, assicurandoci che siano conformi alle normative UE e ai requisiti di Jooxter. Questi fornitori di servizi non possono utilizzare i vostri dati personali per scopi diversi dal servizio specifico in questione. Inoltre, forniamo loro solo gli elementi dei vostri dati personali di cui hanno effettivamente bisogno.
Le autorità
- Per motivi legali, potremmo dover condividere alcuni dati personali con la polizia, le autorità doganali, le autorità di regolamentazione o le agenzie governative e di applicazione della legge. Se ci viene richiesto di condividere tali dati, vi informeremo il prima possibile. In questi casi, è responsabilità delle autorità proteggere i vostri dati.
Conservazione dei dati
- I dati personali in uso vengono conservati di default fino alla fine del contratto tra l'utente e Jooxter, o fino alla fine di un periodo definito dal cliente, o su richiesta dell'interessato.
- I dati archiviati saranno cancellati automaticamente 12 mesi dopo la cessazione del contratto o su vostra richiesta.
Sicurezza
La sicurezza di tutti i dati in possesso di Jooxter è al centro della nostra politica di sviluppo dei prodotti. I dati personali dei vostri dipendenti sono trattati con lo stesso livello di sicurezza:
- Utilizziamo la soluzione di hosting di AWS, leader mondiale del cloud, noto per la sua sicurezza. I servizi utilizzati ci garantiscono il livello di sicurezza regolamentare per il trattamento dei dati sensibili, in particolare quelli bancari e medici (ISO 27001 / 27017 / 27018).
- I nostri database sono crittografati a riposo in AES-256 e tutti i flussi di dati sono crittografati in TLS 1.2.
- I nostri server vengono aggiornati automaticamente ogni settimana con le ultime patch di sicurezza.
Affidandoci ai servizi sicuri della società di hosting leader a livello mondiale e utilizzando metodi di crittografia dei dati, garantiamo ai nostri clienti un livello di sicurezza superiore ai requisiti di criticità dei dati personali trattati da Jooxter.
Dati conservati all'interno dell'Unione Europea
- Tutti i dati, personali e non, trattati da Jooxter sono ospitati e replicati all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE) in Irlanda.
- Questi dati, personali o meno, non lasciano mai il SEE, anche quando un terzo (subappaltatore di Jooxter) vi ha accesso.
I diritti dei vostri dipendenti
I vostri dipendenti hanno diversi diritti in relazione all'utilizzo dei loro dati personali. Siamo a vostra disposizione per agevolare l'evasione di qualsiasi loro richiesta relativa a Jooxter: richieste di informazioni sul trattamento e sulla consultazione, modifica o cancellazione dei loro dati personali. In conformità alle raccomandazioni legali, risponderemo a queste richieste entro trenta giorni.
Modifiche alla nostra politica sulla privacy
Le future modifiche alla nostra soluzione o alla sua struttura tecnica potrebbero indurci a cambiare il modo in cui utilizziamo le informazioni personali. In tal caso, aggiorneremo la nostra Informativa sulla privacy, descritta in questo documento. La data dell'ultimo aggiornamento è riportata in alto. In caso di modifiche significative, l'utente verrà informato in anticipo.