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Selon Parella, 15 à 25% correspondent à la fourchette moyenne de gain de surface constatée généralement après un passage en Flex office. Il faut cependant savoir prendre les décisions nécessaires par la suite concernant la réutilisation de ces mètres carrés. Parfois, il sera préférable de changer de bâtiment afin de faire des économies, dans d’autres cas, la location d’espaces ou le réaménagement de ses espaces sera à privilégier. Chacun doit trouver sa recette, mais toutes les entreprises y verront des avantages sur le long terme. Le flex office consiste a challenger son entreprise et son organisation, c’est un véritable défi !
Que signifie le flex office en entreprise ?
Le flex office désigne le fait de ne pas avoir de bureau attitré. On peut imaginer des espaces adaptés aux besoins des employés. Ainsi, ces derniers peuvent aussi bien travailler dans un bureau, chez eux, dans un café, une salle de réunion ou un espace de coworking en fonction de leurs envies dans un mode de travail hybride.
Déjà très populaire en Angleterre, le flex office semble prendre sa place en France. Cette tendance en entreprise semble plaire aux Français. C’est déjà le cas par exemple pour le Crédit Agricole, Renault ou La Banque Postale. Vous pouvez consulter notre page de références client, elle vous donnera un aperçu des changements d’organisation chez des grands comptes que vous connaissez sûrement.
Quels sont les principaux avantages au flex office ?
- Plus de liberté : le flex office permet de réserver un bureau là où on le souhaite. Un employé peut travailler en open space le matin et dans un bureau fermé l’après-midi. Cela permet de stimuler les travailleurs et de leur offrir différentes ambiances de travail. Ils peuvent ainsi choisir l’espace qui convient à leur besoin du moment : concentration ou collaboration. L’occupation des espaces s’en trouve fluidifiée. Le flex office lié au télétravail donne d’autant plus la flexibilité concernant le lieu de travail des collaborateurs.
- Réduction des coûts : le flex office, lié au travail hybride, va permettre de réduire de 20 à 40 % la surface des bureaux selon Ludovic Legendre, Associé « People & Transformation » chez Parella – MRICS. De manière globale, le nombre de salariés sur site va varier, mais souvent va permettre de libérer un étage, voir un bâtiment dans les cas les plus marquants. Un bénéfice tel qu’il va être possible de louer des espaces ou de changer pour des bureaux plus petits et adaptés. La gestion de l’immobilier devient plus simple grâce à l’analyse des flux d’occupation. Les coûts immobiliers diminuent automatiquement.
« Le passage en flex ne permettra pas de gagner de l’argent tout de suite. Mais à moyen terme, oui, il y a une vraie économie. On peut faire un projet qui va avoir un retour sur investissement sur douze mois », explique Ludovic Legendre.
- Travail collaboratif : le passage en flex encourage le travail collaboratif. Les équipes sont amenées à se rencontrer plus facilement. Elles échangent ainsi de vive voix au lieu de passer systématiquement par mail. Nous pouvons observer une meilleure communication interservices aussi et en conséquence, une culture d’entreprise renforcée. La collaboration s’en voit optimisée.
- Changer la routine : le flex office casse la routine au travail. Les journées sont habituellement source de lassitude, particulièrement pour les nouvelles générations. En réservant son bureau en fonction de ses tâches ou des personnes avec qui je dois collaborer, les journées sont plus dynamiques. Cela améliore la qualité de vie au travail du salarié. Le collaborateur a également une meilleure gestion de son temps de travail.
- Meilleure productivité : en étant mobile, le salarié peut s’organiser comme il le souhaite. S’il a besoin de concentration, il pourra s’isoler dans un espace calme. S’il a besoin de passer des appels, il pourra utiliser une cabine téléphonique. De manière générale, cela améliorera l’expérience collaborateur et donc favorise son équilibre, son bien-être. Le bureau opéré ou le flex office permettront aux collaborateurs d’exceller, sans bureau attitré.
La communication avec les employés est primordiale
Toute entreprise peut réussir sa politique de flex office si elle est bien organisée et préparée. Afin d’en éviter les inconvénients, il faut établir un plan sur le long terme avec une communication interne claire. Ainsi votre organisation flexible pourra être efficace.
Pour passer au flex office, il faut que vos bureaux soient adaptés au flex office. L’environnement de travail doit être propice. Il est parfois nécessaire de revoir l’aménagement des bureaux afin de favoriser le 30-70. 70 % d’espaces individuels ou open space et 30 % d’espaces collaboratifs.
Communiquez avec vos employés. Pour certains, changer régulièrement de bureaux est synonyme de dépersonnalisation. En effet, il devient compliqué de s’approprier son «territoire», en mettant par exemple des photos de ses proches sur son poste de travail. Il faut donc trouver un compromis avec vos employés.
D’après le Baromètre Parella mené en 2021, dédié aux nouveaux modes et aux espaces de travail, une entreprise sur trois est déjà en flex office, et 40 % y pensent. N’hésitez plus à vous lancer dans les nouveaux modèles de travail, vous ne regretterez pas. Essayer le flex office, c’est l’adopter sans vouloir revenir en arrière.
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