Que signifie le flex office en entreprise ?
Le flex office signifie simplement le fait de ne pas avoir de bureau attitré. On peut imaginer des espaces adaptés aux besoins des employés. Ainsi, ces derniers peuvent aussi bien travailler dans un bureau, chez eux, dans un café, une salle de réunion ou un espace de coworking. La pratique du flex office a débuté en France dans les années 1990, sous le nom de bureau à temps partagé. Et cela a débuté chez Andersen Consulting pour des salariés fréquemment en déplacement chez des clients.
Avant la crise sanitaire, le flex office était peu répandu ou se faisait sans être nommé comme tel pour des métiers nécessitant des déplacements réguliers. Aujourd’hui le flex office est bien répandu et apporte beaucoup de flexibilité aux équipes et de l’attractivité aux entreprises.
Déjà très populaire en Angleterre, le flex office arrive à grands pas en France. C’est déjà le cas pour le Crédit Agricole, Renault ou La Banque Postale. Vous pouvez consulter notre page de références clients, elle vous donnera un aperçu des changements d’organisation chez des grands comptes que vous connaissez sûrement. (lien article interne 1)
Selon Parella, 15 à 25%… c’est la fourchette moyenne de gain de surface constatée généralement après un passage en Flex office. Il faut cependant savoir prendre les décisions nécessaires par la suite concernant la réutilisation de ces mètres carrés. Parfois, il sera préférable de changer de bureaux afin de faire des économies, dans d’autres cas, la location d’espaces ou le réaménagement de ses espaces sera à privilégier. Chacun doit trouver sa recette mais toutes les entreprises y verront des avantages sur le long terme.
N’hésitez pas également à consulter nos autres articles blog https://jooxter.com/blog/
La genèse du flex office, comment sommes-nous arrivés à modifier notre façon de travailler ?
La crise sanitaire liée à la pandémie de COVID-19 a eu un impact significatif sur les employeurs et les employés en France et dans le monde entier. Elle a conduit à un changement massif des pratiques de travail, notamment en ce qui concerne l’espace de travail. Les entreprises ont été contraintes de mettre en place des solutions de travail à distance pour protéger la santé de leurs employés et respecter les consignes sanitaires.
Le flex office, qui permet de maximiser l’utilisation de l’espace de travail et de travailler de manière flexible, est devenu encore plus pertinent en période de crise. Les entreprises ont dû s’adapter rapidement à des besoins changeants en termes de travail à distance et de distanciation sociale. Le flex office leur a permis de le faire de manière efficace. Les espaces de travail flexibles ont permis aux employeurs de limiter les risques de contamination et d’adapter leur espace de travail à leur personnel.
Les enjeux du flex office 2023 :
Le flex office présente plusieurs enjeux pour les employeurs et les employés, notamment :
- La collaboration et la communication : il peut être plus difficile de partager les informations lorsque les employés travaillent dans des espaces de travail différents ou à des moments différents.
- La gestion de la productivité : il peut être plus difficile de manager et de maintenir la productivité des employés lorsqu’ils travaillent à distance.
- L’équilibre travail-vie personnelle : le flex office peut entraîner une plus grande flexibilité, mais il peut également être plus difficile de séparer le travail et la vie personnelle.
- La sécurité des données : il peut être plus difficile de garantir la sécurité des données lorsque les employés sont en télétravail ou avec des Wifi externes par exemple dans des cafés.
- La qualité de vie au travail : celle-ci peut devenir meilleure avec la flexibilité quant au lieu de travail des employés. Mais elle peut également se détériorer avec un sentiment d’isolement par exemple ou une culture d’entreprise amoindrie.
- La gestion des coûts: Les employeurs doivent également gérer les coûts liés à la maintenance et à l’utilisation d’espaces de travail flexibles. Nous pouvons citer les coûts d’équipement et de technologie, les coûts d’énergie et les coûts de nettoyage.
Il est donc important que les employeurs et les employés travaillent ensemble pour surmonter ces défis et tirer le meilleur parti du flex office. Cela peut inclure la mise en place de politiques et de pratiques efficaces pour gérer ces enjeux, ainsi que la formation et l’éducation pour les employés pour s’adapter à ce nouveau mode de travail.
Quels sont véritablement les principaux avantages au flex office ?
Plus de liberté : le flex office permet de réserver un bureau là où on le souhaite. Un employé peut travailler en open space le matin et dans un bureau fermé l’après-midi. Cela permet de stimuler les travailleurs et leur offrir différentes ambiances de travail. Ils peuvent ainsi choisir l’espace qui convient à leur besoins du moment : concentration ou collaboration. Réduction des coûts : Thomas Kessler, CEO et fondateur de l’entreprise Locatee, donne un exemple très intéressant d’un bureau de 100 personnes. Si 5 personnes viennent le lundi et le vendredi, puis 30 employés sont présents au bureau le mercredi. Le taux d’occupation moyen de ces 3 jours est ainsi inférieur à 15%, mais le taux d’occupation maximal est de 30%. Vous pouvez consulter l’ensemble de son interview juste ici. (https://www.pme.ch/strategie/2022/03/31/voici-a-quoi-ressemblera-le-bureau-du-futur) Par conséquent, il est possible de réaliser une économie de 20 à 30% sur les charges immobilières.
Travail collaboratif : le passage en flex encourage le travail collaboratif. Les équipes sont amenées à se rencontrer plus facilement. Elles échangent ainsi de vive voix au lieu de passer systématiquement par mail. Nous pouvons observer une meilleure communication interservices aussi et en conséquence, une culture d’entreprise renforcée.
Changer la routine : le flex office casse la routine au travail. Les journées sont habituellement source de lassitude, particulièrement pour les nouvelles générations. En réservant son bureau en fonction de ses tâches ou des personnes avec qui je dois collaborer, les journées sont plus dynamiques. Cela améliore la qualité de vie du salarié.
Une meilleure productivité : en étant mobile, le salarié peut s’organiser comme il le souhaite. S’il a besoin de concentration, il pourra s’isoler dans une salle de réunion.
Si il a besoin de passer des appels il pourra utiliser une phone box. De manière générale, cela améliorera l’expérience humaine et donc favorise l’équilibre pour les collaborateurs.
Quels sont véritablement les principaux inconvénients au flex office ?
- L’organisation : il est indispensable d’être bien organisé pour ne pas avoir de mauvaises surprises, comme ne pas avoir de place dans le bureau ou pas de Wi-Fi dans le café qu’on a choisi. Cela peut vite faire perdre du temps.
- Les bureaux dépersonnalisés : en flex office, impossible de s’approprier un bureau. Plus de photos de famille ou de dessins de vos enfants, car vous ne pouvez pas laisser vos affaires. Un sentiment de dépersonnalisation peut s’installer chez les collaborateurs. Ceci peut-être compenser avec de la décoration ou des plantes.
- La communication : communiquer avec ses collègues ou au sein d’un même service peut devenir plus difficile du fait de cette nouvelle organisation. Le sentiment d’appartenance à l’entreprise peut aussi être impacté.
- Le non-respect du « flexdesk »: quand des entreprises mettent à disposition moins de postes de travail qu’il y a d’employés, on parle de flex desk. Cela peut être source de problèmes d’organisation, générer des conflits entre collègues. Chacun voudrait garder son poste de travail et donc cela pourrait impacter l’ambiance générale dans l’entreprise.
La communication avec les employés est primordiale
Une stratégie de flex office est possible pour toute entreprise si elle est bien organisée. Pour cela il faut établir un plan sur le long terme avec une communication interne claire.
Pour passer au flex office, il faut que vos bureaux soient adaptés au flex office. Il est parfois nécessaire de revoir l’aménagement des bureaux afin de favoriser le 30-70. 70% d’espaces individuels ou open space et 30% d’espaces collaboratifs.
Communiquez avec vos employés. Pour certains, changer régulièrement de bureaux est synonyme de dépersonnalisation. En effet, il devient compliqué de s’approprier son «territoire», en mettant par exemple des photos de ses proches sur son poste de travail. Il faut donc trouver un compromis avec vos employés.
Les relations de confiance et une communication claire avec les managers et la direction permettront de limiter les impacts négatifs tels que “l’effet cantine” ou des employés perdus. En effet, les collaborateurs peuvent se battre pour avoir leur place favorite ou encore se sentir isolés et victimes du changement.
L’importance du management dans une politique de flex office
A l’instar d’une politique de travail hybride, le flex office nécessite une attention particulière dans le management. Les managers sont les leaders du changement, ils montrent le chemin et traduisent le cadre réglementaire. C’est pour cette raison que les RH et les dirigeants doivent informer correctement et former les managers à cette transition. Ils sont la clé de la réussite du modèle de flex office. C’est eux qui se cherchent de récupérer les ressentis, d’être à l’écoute et à disposition pour les interrogations.
Les collaborateurs peuvent se sentir perdus, sans repères ou encore malheureux. Chaque salarié à ses propres ressentis et réactions face au challenge. Certains peuvent penser que c’est une nouvelle organisation imposée pour des raisons financières. Il faut donc bien mettre l’humain au cœur de la démarche pour sensibiliser les collaborateurs. Les managers sont aussi là pour faire la communication interne et un plan doit être établi. Il faut tenir au courant les employés des évolutions des modes de travail dans l’entreprise et prendre le poul régulièrement.