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La société RSM utilise Jooxter à Paris pour introduire le travail hybride et planifier le retour au bureau en toute sécurité
L’entreprise est spécialiste de l’audit, de la fiscalité et de la comptabilité avec des bureaux dans le monde entier. RSM emploie plus de 48 000 personnes qui travaillent principalement dans des bureaux situés dans de grands centres urbains tels que Paris et Manchester. L’entreprise s’est bien développée et a enregistré une forte croissance malgré la pandémie et souhaite passer à un mode de travail hybride.
Pendant la crise sanitaire, les gens travaillaient à domicile. Cependant, avec la levée des restrictions, aider les salariés à retourner au bureau est devenu une priorité. L’équipe de direction de RSM a reconnu qu’il était important de conserver ses principes et valeurs. Car les membres de l’équipe y sont attachés, venir travailler est une habitude importante pour eux. Ils ont donc mis en place un modèle en hybridation. Ainsi ils ont créé une alternance entre temps de travail en distanciel et présentiel. Cette solution leur paraissait évidente. Les travailleurs avaient l’habitude de réaliser leurs tâches depuis leur maison mais la culture d’entreprise est à maintenir. L’important était de faire venir les salariés en présentiel.
Des nouvelles façon de travailler pour plus de productivité et de collaboration
À Paris, où il y a généralement 550 personnes dans un bureau, une enquête a été menée. Elle a mis en évidence que les employés travaillent de différentes manières. Chacun a son mode de travail et ses habitudes. Ainsi, beaucoup souhaitent un travail flexible avec la possibilité d’augmenter le télétravail et un bureau où se rendre quand cela leur convient. Les salariés voulaient savoir s’ils avaient le choix et ne pas venir travailler de manière forcée. Ils peuvent maintenant travailler à l’endroit qui leur convient le mieux – « le bon endroit au bon moment ». C’est un nouveau management qui permet plus de flexibilité et ainsi n’impose pas une norme fixe.
François AUPIC, associé en charge de la RH chez RSM, explique comment l’entreprise a initialement réagi aux restrictions : « Le confinement a été une révélation. Notre modèle de travail a complètement changé et nous avons découvert de nouvelles façons de travailler que nous n’avions pas essayées auparavant. Les travailleurs étaient productifs et soutenus par un dispositif informatique efficace. »
Mais il est clair que la productivité repose sur la communication et la rencontre avec les collègues – vous avez toujours besoin d’un café virtuel avec les gens pour partager des idées et résoudre des problèmes. La gestion à distance, l’intégration et la formation à distance ont toutes été facilitées de cette manière et le PDG a pris contact avec tout le monde le vendredi pour maintenir l’esprit d’équipe. »
Cependant, rien ne remplace les rencontres en face à face. Ainsi, bien que RSM ait constaté que le travail hybride fonctionnait pour son entreprise, les interactions en face à face manquaient aux employés.
« Le travail flexible a vraiment fonctionné pour nous. Mais nous voulions donner aux gens la possibilité de se rencontrer dans un bureau s’ils le souhaitaient ».
« Comme beaucoup d’entreprises, nous voulions donner à ceux qui le souhaitaient la possibilité d’aller au bureau. Après le premier verrouillage, nous voulions créer un lieu sûr qui respecte les règles de distanciation sociale en France. » Nous avons définir les enjeux clés de notre politique de travail hybride pour bien réussir la transition.
« C’est alors que nous avons commencé à discuter de nos besoins avec Jooxter. Non seulement, l’équipe pouvait nous aider à trouver la bonne organisation du lieu de travail pour gérer les mesures de distanciation sociale. Mais elle pouvait aussi nous aider à introduire une technologie permettant de fluidifier notre organisation. Planifier facilement un déplacement au bureau, réserver un espace et gérer le nombre de personnes présentes. »
François ajoute : « Ce qui est génial avec Jooxter, c’est que vous avez une vue complète de qui viendra au bureau demain. Cela signifie que vous pouvez planifier votre semaine et vos déplacements au bureau à l’avance. Mais surtout, vous savez que les collègues que vous voulez rencontrer seront là. En fin de compte, Jooxter remplit sa promesse. Aller au bureau reste facile, sans règles ni structures rigides. »
Jooxter, un guide vous accompagnant dans vos transitions vers de nouveaux modes de travail : flex office et travail hybride
La solution JOOXTER vous permet:
- La réservation d’espaces de travail ;
- Un moyen de marquer l’espace comme « disponible » ou « indisponible » afin de respecter la distanciation sociale ;
- La gestion du télétravail – les personnes pouvaient planifier leur journée en fonction des collègues présents au bureau ;
- Une solution flexible : un site web et une application mobile avec des QR codes sur les différents espaces facilitant la réservation. Ainsi, il est possible de fluidifier l’occupation et d’occuper les espaces vides.
L’équipe Jooxter participe maintenant à la prochaine phase de la gestion de l’immobilier et de l’occupation des espaces de travail chez RSM. Ceci permet à l’équipe de direction d’obtenir des données analytiques sur l’utilisation de l’espace. Cela aidera RSM à déterminer les petits, grands espaces nécessaires. Ainsi, Jooxter facilite la gestion des périodes de pointe de manière plus efficace et plus sûre. Cette démarche sera combinée à l’examen du modèle actuel avec les employés. De cette manière, ils peuvent donner leur avis sur ce qui fonctionne ou non. Ils sont aussi les mieux placés pour indiquer ce qui leur manque pour construire le nouveau modèle de travail flexible.
