Skip links

Comment les équipes de facility management et de RH peuvent-elles collaborer pour créer des lieux de travail sûrs lors du retour au travail des équipes ?

Avec des bureaux qui évoluent grâce au travail hybride, il est devenu important de comprendre ce que les employés recherchent lorsqu’ils retournent au travail. Les solutions numériques pour les espaces de travail sont essentielles pour aider les équipes de facility management et de RH à collaborer plus étroitement pour comprendre l’occupation des bureaux. Ainsi, elles peuvent garantir la durabilité et la satisfaction des employés.

Au cours des six derniers mois, nous avons constaté un intérêt beaucoup plus marqué pour les solutions numériques sur le lieu de travail, comme moyen de ramener les gens au bureau. En créant un “bâtiment intelligent”, les entreprises peuvent contrôler l’accès aux bâtiments de manière totalement anonyme. Cela permet aux facility management (FM) de comprendre comment et quand les bâtiments sont utilisés et de concevoir des espaces de bureaux adaptés à leur usage et sécurisés.. 

Mais le FM ne fait pas cavalier seul. Il ressort clairement des conversations que nous avons que les équipes FM et les responsables RH travaillent plus étroitement en collaboration qu’auparavant. En effet, ils partagent des objectifs communs : assurer le retour au travail des personnes en toute sécurité, y compris des ratios bureau/personne raisonnables et la conformité du suivi et de la traçabilité. Mais en travaillant ensemble, ils peuvent également contribuer à de meilleurs plans de rétention du personnel et soutenir les objectifs plus larges de durabilité d’une entreprise.

La collaboration comme priorité : comment l’organiser et la faciliter ?

La priorité absolue pour les PDG est d’inciter les équipes à revenir au travail pour des réunions et une collaboration en face à face. Si certaines entreprises ne rendent pas la présence quotidienne obligatoire, elles reconnaissent que le fait de rencontrer les gens en chair et en os est bon pour l’engagement, le bien-être des employés, la productivité globale et l’innovation. Si la culture d’une organisation repose sur l’échange d’idées pour la croissance, il est essentiel de trouver des moyens de faire fonctionner brillamment le travail hybride. Cette responsabilité repose désormais sur les épaules des équipes RH : elles sont chargées de créer les politiques qui sous-tendent cette ambition.  

Les RH auront déjà mis en place des politiques qui soutiennent la culture dont l’entreprise a besoin pour réussir. Mais lorsque les circonstances sont si inhabituelles, il est utile de se tourner vers la technologie et les données pour répondre aux questions qui sont au cœur de leur environnement de travail. Les employés veulent-ils un espace calme pour travailler parce qu’ils ont eu du mal à se concentrer chez eux ? Ou viennent-ils uniquement pour utiliser l’espace de réunion afin d’échanger des informations et des idées avec leurs collègues avant de rentrer chez eux pour travailler ? 

À quoi ressemble réellement le retour au travail ?

La plupart des entreprises sondent leurs équipes pour savoir ce qu’elles attendent d’un bureau à l’avenir. Cette enquête peut porter sur la façon dont ils utilisaient un bâtiment en termes d’espace de bureau fixe/flexible et sur les équipes avec lesquelles ils sont le plus susceptibles de collaborer. 

Peut-être plus important encore à l’heure actuelle, cela peut également permettre de découvrir comment les gens se sentent à l’idée de retourner au travail. Certaines personnes seront prêtes à tout pour changer les quatre murs qu’elles voient chaque jour, d’autres ne se soucieront pas vraiment de l’endroit où elles travaillent tant qu’elles bénéficient du soutien de la direction. Pour certains, il y aura une véritable anxiété. 

À partir de ces données, les équipes RH et FM peuvent commencer à concevoir des espaces de bureau qui reflètent ce que le conseil d’administration souhaite voir se produire, ce que les employés veulent et ce que la distance sociale dicte. Mais cela ne créera pas une solution parfaite au départ, car ce n’est que lorsque les employés retourneront au travail et commenceront à utiliser les bureaux que vous saurez si ce qui a été prédit correspond réellement à ce qu’ils font. 

C’est là qu’une solution d’espace de travail intelligent peut être utile. Les données recueillies par les capteurs d’occupation donneront au service financier et au service des ressources humaines un aperçu de la façon dont les gens utilisent un bâtiment en temps réel. Cela permet de valider ou d’infirmer les hypothèses et d’aider les équipes chargées des installations à optimiser l’espace de bureau en effectuant des ajustements qui reflètent réellement l’utilisation du bureau. 

Donner confiance aux employés lors de leur retour au travail. 

D’après l’expérience que nous avons acquise en travaillant avec de nombreuses sociétés internationales de services professionnels et financiers, cette technologie fonctionne au mieux lorsqu’elle est associée à des applications vraiment faciles à utiliser. Les employés veulent simplement scanner un QR code pour dire qu’ils sont arrivés, ils veulent jeter un coup d’œil à un agenda avant de partir en étant certains qu’il y a de la place pour eux s’ils décident de se rendre au bureau, et ils veulent savoir que les collègues à qui ils doivent parler seront là. 

C’est pourquoi nous recommandons d’intégrer cette technologie aux outils de productivité que l’entreprise utilise déjà, comme Microsoft Teams. Vu que les gens l’utilisent déjà pour planifier leur journée, cela constitue un moyen très simple et efficace de réserver et de gérer leur temps au bureau également. De plus, elle donne aux gens l’assurance qu’ils seront en sécurité, que leur trajet en vaut la peine et qu’ils seront productifs dans leur travail. Par-dessus tout, ils ont le contrôle et, d’après notre aperçu des résultats de nos espaces de bureau intelligent, il est probable que cela se reflète dans leur fidélité.

Aider les organisations à s’adapter grâce à la gestion des espaces.

L’avantage de toute cette planification dynamique et en temps réel pour les employeurs est la gestion efficace de l’espace qu’ils possèdent et louent avant de prendre des décisions radicales qui compromettent les objectifs RH. 

Il n’y a aucun doutes que des milliards seront économisés en termes d’espace de bureau. Cependant, nos clients nous disent qu’ils veulent savoir s’ils conservent ou adaptent les bons emplacements. Leur objectif est de proposer un plus grand nombre d’espaces ouverts collaboratifs et moins d’espaces “individuels”. Cela leur donne la flexibilité nécessaire pour étendre et contracter les installations selon les besoins. Cela les aide également à répondre à des questions telles que : Est-il préférable d’avoir un seul QG ou des bureaux satellites plus proches de l’endroit où vivent les gens ? Les gens préfèrent-ils un long trajet en train ou une promenade à pied pour se rendre au bureau ? Les bureaux satellites, comme les agences bancaires, peuvent-ils être utilisés différemment ? 

Aider les établissements à réduire leurs coûts tout en continuant à soutenir les RH. 

Ils doivent également tenir compte de l’impact que pourraient avoir des éléments tels que la facture énergétique – personne ne veut deviner ces éléments et gaspiller les ressources aujourd’hui. Cela va à l’encontre des valeurs de durabilité que les employés, les actionnaires et les clients commencent à accorder davantage d’importance. 

Mais à un niveau très pratique, FM veut aussi savoir que les services sont pertinents : Les régimes de nettoyage reflètent-ils les endroits où les gens sont allés ? ce qui est particulièrement important aujourd’hui. L’offre de restauration reflète-t-elle le nombre de personnes qui seront au bureau ? Savoir que les bureaux seront propres, et qu’il est possible d’obtenir un déjeuner et un café à l’arrivée seront des facteurs vraiment importants pour les employés. Ainsi, ils seront impatients de se rendre au bureau et leur satisfaction s’en trouvera accrue. 

Il est clair que le FM et les RH doivent coordonner leurs efforts pour obtenir les meilleurs résultats pour tous. L’utilisation des données et de la technologie intelligente des espaces de travail, telle que décrite ci-dessus, ne fait pas que prouver une méthode de travail extrêmement importante, mais fournit également un moyen clair de créer une différenciation en tant que marque de l’employé. 

Si vous cherchez à savoir comment utiliser l’aménagement intelligent de vos espaces de travail pour soutenir votre plan de retour au bureau, consultez-nous. Nous pouvons vous expliquer la stratégie que vous devez adopter et vous faire part d’exemples de nos travaux primés. Contactez nous