In einer sich ständig verändernden Welt versuchen Unternehmen immer wieder ihre Arbeitsbereiche neu zu überdenken um Folgendes zu vereinen Produktivität und Wohlbefinden der Arbeitnehmer zu erreichen. Unter den verschiedenen Ansätzen sticht das Flex Office, das durch die Gesundheitskrise von Covid-19 initiiert wurde, hervor, da es eine unvergleichliche Flexibilität bietet.
In diesem Artikel untersuchen wir die Probleme, die mit der Einführung von Flex Office verbunden sind, insbesondere die Steuerung des Wandels und die Bedeutung eines geeigneten Managementinstruments. Wir werden den Managern Ratschläge zur Rolle der Vorgesetzten, zur Büroeinrichtung und zur Unterstützung durch Partner geben.
Flex Office kann als ein flexibles Arbeitskonzept definiert werden, bei dem die Mitarbeiter nicht einem festen Büro zugewiesen werden. Es ermöglicht den Mitarbeitern, ihren Arbeitsbereich entsprechend ihren Bedürfnissen und Aufgaben frei zu wählen. Das Modell entstand in den 1990er Jahren in Frankreich und erfreut sich weltweit wachsender Beliebtheit. So ist laut der Lehrstuhl Workplace Management der der ESSEC Business School (2020), "nur 19% der Befragten pflegten vor 2020 Telearbeit zu leisten", werden es in der Zukunft 73% sein.
Unternehmen führen Flex Office aus äußerst unterschiedlichen Gründen ein, laut einer Studie von Deskeo im Jahr 2021. Dazu gehörendie Senkung der Immobilienkosten, die Förderung der Zusammenarbeit und die Verbesserung des Wohlbefindens der Mitarbeiter. Unternehmen versuchen auch, ihren Mitarbeitern eine neue Erfahrung zu bieten. Moderner und bei jungen Absolventen gefragter, ist dies ein echter Mehrwert, um auf dem Markt attraktiv zu sein und sich von anderen abzuheben.
2/ Die Entstehung des Flex Office
In den letzten Jahrzehnten haben wir eine allmähliche Veränderung der Arbeitsräume erlebt. Alles begann in den 1970er Jahren mit der Einführung der ersten Großraumbüros. Das Konzept des Flex Office nahm jedoch erst ab den 1980er Jahren wirklich Gestalt an. IBM, ein multinationales Unternehmen, das sich auf Computerhardware, Software und IT-Dienstleistungen spezialisiert hat, gehörte mit der Entwicklung des Activity Based Working zu den Pionieren.
Activity Based Working förderte die Flexibilität und Mobilität der Beschäftigten, indem es das Konzept der Zellenbüros, die nicht spezifisch den Arbeitnehmern zugewiesen werden, sondern vielmehr ihren Tätigkeiten entsprechen.. Zwei Harvard-Professoren, Philip STONE und Robert LUCHETTI, förderten 1985 ebenfalls das flexible Büro. Sie betonten seine Vorteile für die Zusammenarbeit und die Produktivität in einem Artikel mit dem Titel "Your office is where you are".
3/ Die Herausforderungen bei der Einführung von Flex Office
Um Flex Office erfolgreich einzuführen, müssen einige wesentliche Überlegungen angestellt werden. Zunächst einmal spielt die Hierarchie eine entscheidende Rolle beim Übergang zu dieser neuen Arbeitsform. Die Manager sollten einen offenen Ansatz verfolgen und den Wandel aktiv unterstützen.
Darüber hinaus sollte die Büroeinrichtung die Zusammenarbeit fördern und gleichzeitig Raum für individuelle Konzentration bieten. Schließlich kann die Begleitung durch Partner, die auf die Einrichtung und das Design von Arbeitsräumen spezialisiert sind, einen reibungslosen Übergang und eine erfolgreiche Einführung von Flex Office gewährleisten.
Das Flex Office, ist keine Ausnahme von den elementaren Prinzipien der Arbeitsräume die wir normalerweise kennen. Denn die Grundbedürfnisse der Mitarbeiter, so Abraham Maslow (1916 - 1972), müssen respektiert werden. Der humanistische Psychologe sagte 1954: "Die perfekte Gesellschaft ist diejenige, in der allen Individuen die Möglichkeit zur Selbstverwirklichung geboten wird."
Die Bedürfnispyramide, die auch als Maslowsche Pyramide bekannt ist, stellt die Hierarchie der Bedürfnisse harmonisch dar und interpretiert die Motivationstheorie. Diese pyramidenförmige Darstellung geht auf Beobachtungen zurück, die dieser Psychologe in den 1940er Jahren machte.
Die Maslowsche Pyramide wird von oben nach unten gelesen, wobei die physiologischen Bedürfnisse die grundlegende Basis bilden, ohne die es nicht möglich ist, die höheren Ebenen zu erfüllen. Jede Ebene kann daher nicht erreicht werden, ohne dass die vorhergehende befriedigt ist.
Oft wird sie nach zeitgenössischen Bedürfnissen parodiert, so kann man zum Beispiel folgende Darstellung dieser Pyramide finden:
Das Unternehmen, dem der Mitarbeiter einen Teil seines Tages widmet, hat also eine Rolle zu spielen, um dem Einzelnen die Erfüllung seiner Bedürfnisse zu ermöglichen.
Die Bedürfnisse des Mitarbeiters :
Aus der Sicht der Organisation der Arbeitsräume greift das Unternehmen somit auf den ersten drei Ebenen der Pyramide ein. Genauer gesagt betrifft dies die physiologischen Bedürfnisse, das Bedürfnis nach Sicherheit und das Bedürfnis nach Zugehörigkeit des Einzelnen. Doch wie kann dieser Appetit gestillt werden?
In seinem Buch Psychologie der Arbeitsräume (1989), Gustave-Nicolas FISCHER von "menschlichen Territorien", um den Wunsch nach Sicherheit und Aneignung seiner persönlichen und beruflichen Umgebung zu beschreiben. Dieses Territorium, in dem sich der Mitarbeiter bewegt, soll es ihm ermöglichen, sich darin zu bewegen und gleichzeitig seinen persönlichen Raum und seine Intimität zu bewahren. Die Proxemikerstudie von Edward T. Hall (1963) unterscheidet daher vier Ebenen von Sphären. Sie definieren die Interaktionen zwischen Individuen (die Abstände dieser Ebenen variieren jedoch leicht von Person zu Person):
Die vier Arten von Kugeln nach Gustave-Nicolas FISCHER :
- Intimsphäre (unter 0,45 Meter): Diese Sphäre soll am Arbeitsplatz nicht überschritten werden. Daher sollte sichergestellt werden, dass sie für jede Person versichert ist.
- Persönliche Sphäre (von 0,45 m bis 1,20 m): Diese Sphäre kann bei Interaktionen während informeller Momente überschritten werden. Sie fördert ein gewisses Maß an Engagement.
- Soziale Sphäre (von 1,20 m bis 3,60 m): Diese Sphäre ist der wesentliche Bereich für berufliche Interaktionen. Sie sollte bevorzugt werden, um den persönlichen Raum und die Intimsphäre jedes Einzelnen zu wahren.
- Öffentliche Sphäre (über 3,60 m): Diese Sphäre stellt die Ebene dar, die bei Präsentationen, in Sitzungen erreicht wird. Sie ermöglicht eine Loslösung vom Einzelnen.
4/ Die verschiedenen Arten von Arbeitsräumen
Das Flex Office bietet eine Vielzahl von Arbeitsbereichen, um den unterschiedlichen Bedürfnissen der Beschäftigten gerecht zu werden. Auf der einen Seite sind die traditionelle Büros mit individuellen Zuteilungen ermöglichen es den Beschäftigten, ihren eigenen persönlichen Bereich zu haben.
Jahrzehntelang waren Büros genormt. Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Büro in einem Raum, in dem sein Team zusammenkommt. Dies geschieht in Form von Einzel- oder Gemeinschaftsbüros, auf denen jeder seine persönlichen Dinge ablegen kann, um sich die Umgebung anzueignen. Häufig gibt es auch Großraumbüros, in denen alle Mitarbeiter auf einer Ebene zusammengefasst sind.
Merkmale von Einzel- und Gemeinschaftsbüros :
- Kombination aus "Zellen"-Büro und kleinen Räumen mit geteilten Schreibtischen
- Ort mit kleinen geschlossenen Räumen, die in der Regel von einer bis plus/minus fünf Personen besetzt sind.
- Von einem offenen oder geschlossenen Flur aus erreichbar
- Ort des identischen Druckers
- Heizung und Strom, die pro Raum und von den Mitarbeitern verwaltet werden können
Sie versuchten, ihren Beschäftigten neue Möglichkeiten zu bieten. Einige Unternehmen haben versucht, eine Variante anzubieten: das Kombi-Office. Die Büros werden also immer noch einzeln zugewiesen, aber es werden Räume zur Verfügung gestellt, um die Probleme bestimmter Tätigkeiten zu lösen.
Eigenschaften des Kombi-Office :
- Opens und Half Open Spaces
- Schließbare "Back-up"-Räume sind vorhanden, damit sich einige konzentrieren, telefonieren oder Videokonferenzen abhalten können.
- Abgetrennte und nicht abgetrennte Besprechungsräume für mehr Informalität, Kaffee- und Lounge-Ecken seats
- Gemeinsam genutzter Drucker und Spind
- Workstation, die von Angestellten in einem offenen oder halboffenen Raum zugewiesen wird
- Verwendung von transparenten Materialien (wie Glas) für Trennwände, schaffen Offenheit, fördern die Zusammenarbeit
- Zentrale Heizung und Elektrizität
Schließlich kommt das Flex Office, bei dem jeder Raum so durchdacht ist, dass er ein Durchgang ist und den Austausch fördert. Die Büros und die verschiedenen Umgebungen werden gemeinsam genutzt.
Eigenschaften des Flex Office :
- Gleiches Design und Plan wie das Kombi-Office
- Unterschied beim Prinzip der Workstation (genannt "activity based working")
- Es gibt weniger Arbeitsplätze als Angestellte und keine namentliche Zuordnung.
- Verpflichtung, ihren Schreibtisch nach jeder Nutzung zu reinigen und ihn zu räumen, wenn sie mehrere Stunden weg sind
- Freie Wahl der Workstation je nach Vorlieben und ihren täglichen Aktivitäten
- Vorhandensein von Schließfächern zur Aufbewahrung von persönlichen Dingen und Dokumenten
- Die meisten Dokumente sind digitalisiert
Die gemeinsam genutzten Umgebungen des Flex Office fördern den Austausch und die Kreativität. Dies bietet Bereiche für gemeinschaftliches Arbeiten, Entspannungszonen und ausgestattete Besprechungsräume. Diese Vielfalt an Räumen ermöglicht es den Mitarbeitern, den Ort zu finden, der am besten zu ihrer täglichen Arbeit passt.
5/ Akteure und Lösungen für das Flex Office
Die Vision des Arbeitsplatzes zu überdenken bedeutet auch, die Organisation und deren Verwaltung zu überdenken. Der Markt für Büroeinrichtung und -möbel ist voll von Akteuren, die Lösungen anbieten, die auf das Flex Office zugeschnitten sind. Viele Anbieter bieten ergonomische und modulare Lösungen an, um flexible und funktionale Arbeitsbereiche zu schaffen, oder auch recycelte Büros.
Experten für Möbel und Einrichtung, Bruneau, Herman Miller oder auch Steelcase verbreiten ihre Ratschläge. Sie haben auch Produktpaletten entwickelt, um das Flex Office mit Gelassenheit anzugehen. Living Office, die von Herman Miller vorgestellte Produktreihe, verspricht eine Antwort auf die aktuellen und zukünftigen Probleme, die sich den Unternehmen stellen.
Ein weiteres Beispiel ist das Unternehmen Valala das einen Mietservice für alle Geräte anbietet, die für die Entwicklung eines Unternehmens notwendig sind: Computer, Telefone, Tablets. Die Vermietung von IT-Geräten ist zu einem wesentlichen Element in der Strategie der Budgetoptimierung von Unternehmen geworden. Bei Valala bietet diese kluge Wahl eine außergewöhnliche Flexibilität, konsequente Einsparungen und vereinfacht die Verwaltung des Computerparks erheblich.
Darüber hinaus gibt es Lösungen für die Verwaltung von Büros und die Zusammenarbeit von Einzelpersonen, wie z. B. Jooxterstehen zur Verfügung, um die Buchung von Räumen, die Kommunikation und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen zu erleichtern. Diese technologischen Hilfsmittel sind entscheidend für die optimale Nutzung flexibler Arbeitsräume und sorgen für eine reibungslose Erfahrung der Mitarbeiter.
Schlussfolgerung :
Flex Office ist mehr als nur ein Trend, es ist eine Revolution in der Art und Weise, wie wir Arbeitsräume gestalten. Durch die Einführung dieses flexiblen Modells können Unternehmen die Zusammenarbeit fördern. Sie können auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter steigern und die Nutzung von Ressourcen optimieren.
Es ist jedoch wichtig, sich den mit dem Wandel verbundenen Herausforderungen zu stellen und ein geeignetes Veränderungsmanagement einzuführen. Mit den richtigen Werkzeugen und einer starke Unterstützungeröffnet das Flex Office Unternehmen und ihren Mitarbeitern spannende neue Perspektiven. So kann ein dynamisches und inspirierendes Arbeitsumfeld geschaffen werden.
