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Public Law Project utilise la solution flex office Jooxter pour une organisation facilitée et un management plus efficace
Une organisation facilitée pour Maya Janjic et Elaine Scott, respectivement Chargée et Responsable des opérations chez Public Law Project, qui ont accepté de nous faire part de leur témoignage concernant le déploiement de la solution Jooxter au sein de leurs bureaux. Dans le cadre de l’hybridation, Jooxter aide les collaborateurs à savoir qui est en présentiel, en distanciel. Cette combinaison permet d‘optimiser l’utilisation de leurs petits bureaux et est profitable à l’environnement.
Public Law Project promeut l’accès à la justice, défend les règles de la loi et assure des systèmes équitables. Il s’agit d’une organisation caritative légale et notre mission est de soutenir les lois et d’apporter de l’aide au gouvernement. Les locaux de Public Law Project sont à Londres.
Public Law Project était à la recherche d’un système qui leur permettrait de réserver des bureaux suite à l’assouplissement des mesures liées au Covid, par le gouvernement. L’équipe des opérations ajoute « Nous avions l’habitude de le faire via des feuilles de calcul. Nous faisions cela avec la RH, c’était assez long mais permettait d’avoir un suivi ». C’est à cette occasion qu’ils ont découvert Jooxter. Grâce à Jooxter, la logistique et l’organisation en interne était plus simple. Le flex office bouleverse leur organisation pour le mieux, vers plus de flexibilité.
Découvrez le témoignage de Public Law Project, sur leur concept de flex office, qui séduit de plus en plus d’entreprises depuis la crise.
« Dans le but d’améliorer notre organisation, nous avons donc recherché un système qui permet aux employés de réserver ou changer de bureau. Et ce, quand ils en ont besoin », déclare Public Law Project.
L’organisation évoque la quantité de travail qui était pris en charge par les ressources humaines, entre les demandes reçues par e-mail, le tri, la vérification des disponibilités et la diffusion des informations.
« Aujourd’hui, l’organisation est meilleure puisque chacun peut réserver son propre espace. Ils peuvent voir en temps réel qui est dans les bureaux, à quel moment. Si les collaborateurs ont besoin d’être assis en équipe ou avec un collègue en particulier, ils consultant directement le calendrier de vos collègues. Vous pouvez choisir de vous asseoir à côté d’eux si vous avez un projet en commun par exemple ». Il s’agit donc d’un véritable gain de temps et d’énergie pour l’équipe RH mais surtout une efficacité renforcée.
Public Law Project dispose d’environ 40 personnes et 25 postes de travail. « Nous avons fermé la moitié de ces postes de travail à cause du Covid et de la distanciation sociale. » C’est un aménagement forcé des espaces pour combler les absences des collaborateurs et faire face aux enjeux, notamment économiques de la crise.
Maya Janjic assure: « Je dirais que la principale différence est probablement pour les RH. Nous n’avons plus besoin de vérifier qui est présent, qui se rend sur place ou de s’occuper des enregistrements. Par conséquent, tout le monde est autonome et peut réserver ou annuler une réservation. Ils peuvent changer de bureau en fonction de leurs besoins.
« Les collaborateurs déclarent que la solution Flex les aident au quotidien au travail. L’équipe de Public Law Project peut ainsi consulter qui est présent au bureau durant la journée et à quel bureau sont situées les personnes. Il est donc plus simple de collaborer, de travailler en équipe ou à distance. L’équipe des opérations ajoute « Cela permet de favoriser l’autonomie, ils ont donc plus de responsabilités en réservant leur propre bureau. L’organisation est donc meilleure, le système plus fluide. »
Par ailleurs, les administrateurs peuvent également utiliser l’interface quotidiennement. Ainsi, ils ont une vue d’ensemble des bureaux et des collaborateurs. Maya développe le sujet de la fréquence d’utilisation de l’application en interne: « Mais mes collègues l’utilisent probablement chaque semaine dans le but de réserver leur bureau une semaine à l’avance ». En effet, il est possible de créer des récurrences de réservations. Il suffit de les confirmer chaque jour par la suite.
« Je recommanderais Jooxter puisque c’est très simple d’utilisation. Nous n’avons eu aucun problème d’organisation remonté par les collaborateurs, donc il semble évident qu’ils trouvent cela aussi facile d’utilisation. » ajoute Elaine.
La solution Jooxter a été une réelle révélation pour Public Law Project: « Nous le recommandons vivement pour les entreprises qui ont encore du mal à gérer leur planning et à savoir qui quitte les bureaux et qui sera présent ». C’est aussi un constat réalisé à la fois par les managers mais aussi par les équipes, qui retiennent « une meilleure collaboration« . Par conséquent, il n’y a plus besoin de liaison entre les plannings et les employés, les équipes sont autonomes.
Merci à Public Law Project pour ce précieux témoignage. Retrouvez leur interview sur notre chaîne YouTube Jooxter. Public Law Project nous montre les avantages du flex office à travers la crise du covid et la mise en place du télétravail. Avec un aménagement des espaces propice à ce nouveau modèle de travail, les salariés ont rendu leur lieu de travail flexible. Public Law Project a ainsi optimisé l’utilisation des bureaux et a une meilleure gestion des flux d’occupation. Public Law Project est un parfait exemple réussi de politique de flex office réussi, en France d’autres exemples existent notamment.
Nous avons à cœur de récolter les témoignages de nos clients afin d’améliorer constamment nos méthodes de déploiement ainsi que notre communication sur l’usage de l’outil Jooxter.
Nous remercions Public Law Project ainsi que tous nos clients pour leur confiance et leurs recommandations d’utilisation de Jooxter. Ils ont adopter le flex office et en ont fait leur nouvelle norme. Retrouvez tous nos conseils, les avantages et les inconvénients du flex office et du travail hybride dans nos articles blog.
Si ce témoignage vous parle et vous intéresse, rendez-vous sur le site pour réserver une démo ou consulter un autre témoignage comme celui de Normandie-Seine sur le site de Jooxter.
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