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Testimonianza Ecocert: Ottimizzare lo spazio d'ufficio con il flex-office

Matthieu Hauvuy, property manager di Ecocert, parla dell'ottimizzazione degli spazi attraverso l'implementazione del telelavoro e dell'ufficio flessibile all'interno dell'organizzazione. Ottimizzare lo spazio per guadagnare in termini finanziari, di tempo, di organizzazione e di produttività.

 

 

Per andare oltre:

👉 La versione lunga IT 

🇬🇧 La versione breve in inglese 

 

👉 Informazioni chiave:

- 400 dipendenti in 6 sedi;

- Migliore tasso di occupazione degli spazi;

- Una riduzione della superficie complessiva e del numero di postazioni di lavoro, a fronte di un aumento della forza lavoro ECOCERT.

Il risultato: 100 tonnellate di CO2 risparmiate nell'arco dell'anno, un migliore utilizzo dello spazio e una migliore collaborazione inter- e inter-team!

 

Presentazione di Matthieu Hauvuy, responsabile immobiliare di Ecocert

 

"Sono Matthieu Hauvuy. Ho lavorato presso Ecocert da tredici anni.

Ricopro la posizione di Property Manager

Sono coinvolto nell'apertura di cantieri, nella chiusura di cantieri e nell'esecuzione di lavori. Negli ultimi anni mi sono occupato anche dell'implementazione del telelavoro e del Flex Office, due temi correlati".

 

Quali sono le attività di ECOCERT?

 

"Ecocert è una società che promuove le pratiche ecologiche degli attori economici.

Un'ampia varietà di aziende. Certifichiamo i loro prodotti in agricoltura biologica, ma anche prodotti non alimentari e processi industriali come ISO 14000.

Siamo anche responsabili della certificazione del commercio equo e solidale, della silvicoltura e dell'acquacoltura.

Tutto ciò che è fatto bene e tutto ciò che è fatto in modo ecologico sul pianeta merita di essere valorizzato ed etichettato, in modo che i consumatori abbiano fiducia in tutti questi prodotti e aziende". 

 

Come siete organizzati?

 

"Siamo 1500 persone nel mondo.

Siamo presenti in 27 Paesi, abbiamo uffici ovunque. Effettuiamo audit in 180 Paesi, quindi siamo davvero internazionali.

In particolare, Ecocert ha sede da 30 anni a L'Isle-Jourdain, nel Gers. Volevamo insediarci in un dipartimento molto agricolo e in campagna.

Di conseguenza, siamo finiti qui nei campi e ora siamo a L'Isle-Jourdain e a Tolosa. Abbiamo 400 dipendenti distribuiti in diversi siti intorno a Tolosa".

 

In che modo Ecocert sta migliorando e gestendo il Flex Office?

 

"Abbiamo implementato il Flex Office nelle nostre sedi nella regione e a Parigi.

In totale, abbiamo oltre 400 persone che hanno adottato il Flex Office.

Tutti usano Jooxter, anche i dipendenti che non telelavorano.

Infatti, abbiamo chiesto a tutti di iscriversi e di prenotare gli uffici, compresi i direttori, per ottimizzare gli spazi.

In breve, tutti in azienda sono d'accordo con il processo e ora lavorano in Flex Office e con Jooxter".

 

Come è avvenuto il passaggio all'ufficio flessibile?

 

"Prima di tutto, abbiamo spiegato ai team che si trattava della fine degli uffici individuali e di uno spazio collettivo dedicato.

E soprattutto, quando abbiamo mostrato loro gli ampi spazi, che illuminavamo, riscaldavamo e ventilavamo costantemente per nulla, hanno capito l'utilità di tutto ciò.

Questi uffici non sono occupati da nessuno, quindi era necessario ridurre e ottimizzare lo spazio per l'ambiente. Così i nostri edifici sono "intelligenti" e risparmiamo energia e organizzazione sul lavoro, ma anche denaro.

Oggi i nostri colleghi possono facilmente spostarsi da una sede all'altra, condividere spazi tra i team e uffici all'interno dello stesso team.

In conclusione, siamo riusciti a ottimizzare gli spazi e ad accelerare il processo di flessibilizzazione dell'ufficio, attraverso riorganizzazioni di uffici, aperture e chiusure di sedi.

Ci accorgiamo che gli spazi sono occupati in modo efficiente e sono più pieni di prima. L'occupazione viene effettuata in modo efficiente da dipendenti che sono rilevanti l'uno per l'altro e che occupano gli uffici in modo intelligente.

La qualità della vita in ufficio è diventata fondamentale. Stiamo trovando un po' più di calore umano negli uffici e di convivialità".

 

Come sono stati ottimizzati gli spazi grazie all'ufficio flessibile di Ecocert?

 

"Per riassumere l'approccio, abbiamo scelto di ridurre i metri quadrati di Ecocert e il numero di postazioni di lavoro mentre la nostra popolazione è in crescita.

Per quest'anno siamo quindi riusciti a ridurre la nostra superficie di circa 160 metri quadrati, il che rappresenta un risparmio in termini di emissioni di gas serra di 100 tonnellate di CO2 per quest'anno, e questo continuerà anche nei prossimi anni.

Di conseguenza, abbiamo una riduzione del 7% delle postazioni di lavoro , mentre la popolazione occupata è aumentata del 9% solo quest'anno. 

Grazie alle statistiche sull'occupazione e al Flex Office, sappiamo in anticipo che non avremo bisogno di aprire nuovi uffici per i prossimi due anni.

L'osservazione attuale è che stiamo condividendo lo spazio dell'ufficio in modo efficiente. L'occupazione può aumentare ulteriormente nei prossimi due anni, senza dover adeguare il perimetro dei nostri uffici".

 

Perché avete scelto Jooxter per ottimizzare il vostro spazio?

 

"Nelle nostre specifiche, siamo stati molto sensibili all'ergonomia dell'applicazione, perché volevamo anticipare la convalida dello strumento da parte dei dipendenti.

Doveva essere intuitivo e i team dovevano impiegare il minor tempo possibile.

Dovevano essere in grado di comprendere rapidamente il funzionamento complessivo. 

Infine, hanno imparato rapidamente a usare Jooxter.

La sfida sta nell'accettazione dello strumento, che rende l'organizzazione più fluida. Inoltre, sono stati apportati miglioramenti all' ergonomia dell'interfaccia, che ne hanno ulteriormente facilitato l'adozione.

Ad esempio, la homepage è stata accolta piuttosto bene. È un ottimo riassunto e strumento per dare al dipendente una panoramica della sua giornata.

Come promemoria, abbiamo implementato Jooxter a gennaio. A marzo abbiamo iniziato a vedere affidabilità e stabilità nelle statistiche dei DATI. In seguito, alla fine di marzo, il direttore ha annunciato : "Se questa è la vera occupazione dei nostri spazi, possiamo chiudere un altro sito".

Da quel momento in poi, abbiamo preso rapidamente decisioni con dati affidabili per ottimizzare gli spazi".

 

Visita la testimonianza completa sul nostro canale YouTube

Sentitevi liberi di contattateci se questo articolo ha suscitato il vostro interesse. Qui trovate un'altra testimonianza del nostro cliente Crédit Agricole Normandie-Seine.

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