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Sandrine Abreu, responsable RH chez Ecocert, témoigne sur l’implantation de Jooxter au sein de l’entreprise et des équipes Ecocert. Elle nous parle de l’évolution des relations entre les collaborateurs suite à la mise en place du télétravail et du flex office au sein de leur organisation.
Ecocert nous fait part de son modèle organisationnel et des enjeux de l’hybridation au sein de la structure. Les avantages constatés sont nombreux: meilleure productivité et collaboration, management de confiance et travail flexible. Ce nouveau concept de partage ou « sharing » des locaux, et bureaux leur permet une occupation plus fluide. Ils ont adopté Jooxter et le flex office et ne souhaitent pas retourner en arrière !
Notre solution de gestion et d’optimisation des espaces s’intègrent aux outils SIRH et facilite donc le quotidien des RH, la gestion des talents en interne et l’organisation.
Que faites-vous chez Ecocert et depuis combien de temps ?
J’ai rejoint Ecocert, il y a cinq ans. Nous avons créé le poste de responsable RH sur la filiale Ecocert France en charge de la certification alimentaire.
Je m’occupe de l’ensemble des tâches qui incombent aux ressources humaines (RH), que ce soit, le recrutement, la formation et l’animation des CSE, un champ d’action assez large. Et la gestion des situations individuelles aussi, après des collaborateurs au sein d’Ecocert.
En 5 ans, quelles évolutions chez Ecocert ?
Au niveau d’Ecocert France, nous étions 280 quand je suis arrivée et aujourd’hui, nous sommes 420 collaborateurs. Une belle croissance en termes de population. Les autres filiales aussi ont pris de l’ampleur. Une grande partie de notre évolution en termes de modes de travail à distance s’est faite grâce à la crise du covid19. Nous avons su nous adapter.
Quelle transformation des modes de travail chez Ecocert après la crise du covid19 ?
Il a fallu équiper les salariés qui étaient, de base, sédentaires, pour qu’ils puissent se confronter au télétravail. Certains des collaborateurs avaient déjà des équipements et travaillaient à distance puisque nous sommes présents avec nos auditeurs sur tout le territoire national. Pour les autres, un processus d’accompagnement a été mis en place afin qu’ils puissent travailler de n’importe où.
Avez-vous mis en place une politique RH de télétravail avant la crise sanitaire ?
Alors, non, nous n’avions pas de politique de télétravail. Avant le premier confinement, le télétravail était accordé très exceptionnellement pour les femmes enceintes par exemple.
En réalité, ça a été, pour nous, un test grandeur nature imposé et nous nous sommes adaptés. Nous avons pu continuer notre activité en télétravaillant.
Auparavant, nous avions déjà discuté de la mise en place du télétravail. À la sortie du confinement, nous l’avons adopté et notre façon de voir le télétravail a changé.
Par la suite, nous avons négocié un accord de télétravail pour rester dans cette dynamique.
Le développement du Flex Office chez Ecocert
En effet, le flex office était une condition sine qua non dans une démarche de télétravail. L’environnement de travail, dans sa globalité, a été abordé différemment.
Nous allons travailler à la maison. Mais du coup, comment ? La problématique était d’optimiser les locaux pour les collaborateurs qui venaient sur site. Et c’est aussi pour cette raison que nous nous sommes tournés vers une application comme Jooxter, pour pouvoir gérer le flex office.
Selon votre point de vue RH, comment favoriser les liens sociaux entre les équipes avec le télétravail ?
Alors ça demande quand même des efforts pour gérer le flex office et s’assurer qu’il est toujours de la cohésion. Nous avons eu l’idée de sensibiliser les managers pour essayer de faire au moins des réunions d’équipe avec tout le monde en présentiel.
Par ailleurs, nous avons veillé à ce qu’il y ait quand même des temps importants, en présentiel, pour que les gens puissent échanger entre eux notamment. Nous avons continué, même pendant le télétravail, par exemple, nous avons fait des cafés Teams pour pouvoir échanger avec son équipe de manière informelle.
Cependant, c’est une vigilance que nous avons gardée en faisant attention, car ça a quand même bouleversé beaucoup de choses. En parallèle, nous essayons de planifier des moments conviviaux pour se retrouver.
Dans l‘aménagement des locaux, les espaces ont été repensés différemment.
Dans une optique de favoriser les moments d’échange quand ils sont ici, sur site mais, aussi que chaque équipe ait une zone.
Ecocert, des espaces pour échanger ou se concentrer
Aujourd’hui, nous avons toujours ce système de ”drapeaux”, par équipe. Comme un point de repère si mon équipe est là alors je m’installe ici avec eux. Mais en réalité, nous ne nous interdisons pas de changer, pour interagir avec un autre service par exemple. Et dans ce cas-là, je peux aller à côté de “X” pour pouvoir passer la journée avec et cela va susciter des interactions. C’est encore un processus à peaufiner.
Je pense que ce sont des habitudes à prendre. Pour profiter davantage des bénéfices du Flex office.
Sandrine, en tant que RH, quelles sont vos habitudes avec Jooxter ?
J’ai l’habitude de réserver à l’avance, pour la semaine, je prévois alors mon statut, parfois plusieurs semaines à l’avance. Donc je mets le statut, nous allons dire “théorique” au mois et après, par contre, je réajuste plutôt à la semaine. Je décide de mon statut au fur et à mesure parce que j’ai un emploi du temps qui peut évoluer fortement.
Nous essayons vraiment de nous adapter à l’activité professionnelle. C’est-à-dire que si nous avons une réunion, il faut être en présentiel au maximum. Donc, nous réservons s’il faut s’y rendre alors que peut-être nous avions prévu quinze jours avant d’être en télétravail.
Un accord de télétravail et une politique RH souple
Nous avons laissé beaucoup de souplesse, mais c’est plutôt sur de la flexibilité sur le choix des jours de télétravail. Il n’y a pas vraiment de jours imposés, fixes. Les personnes s’organisent avec leurs deux jours de télétravail, mais elles vont essayer de regarder en fonction de l’activité.
Par exemple, si le jour du télétravail, c’est le lundi et qu’il y a une réunion ce jour-là, on l’annule.
Utilisez-vous la fonctionnalité « Où sont mes collègues” chez Ecocert ?
Oui, c’est intéressant quand nous voulons organiser une réunion en présentiel avec un collègue, nous vérifions sur l’application. Nous regardons si une personne est là un tel jour, ça m’arrive de l’utiliser personnellement.
Quand je vais planifier peut-être une réunion et que j’aimerais bien que ce soit en présentiel, dans ce cas, je vais regarder si la personne avait prévu d’être là, ce jour-là.
Une implication des employés dans l’éco-responsabilité d’Ecocert
Nous sommes tous impliqués dans ce processus pour l’écologie à notre échelle. Par exemple, une fois par an, nous allons planter des arbres. J’y suis moi-même allée.
Ça nous sort du contexte de l’entreprise, mais cela nous rappelle aussi la nécessité de faire ce genre d’activité. Nous avons aussi un carré potager, je trouve ça génial.
Il n’est pas rare d’entendre un collègue dire “je suis allé ramasser des courgettes », c’est quand même assez agréable d’avoir ce genre de discussion. Nous avons aussi du miel que nous pouvons manger récolté par nos collègues, ou encore un poulailler.
Concernant l’application Jooxter, comment a-t-elle été accueillie ?
Nous l’avons facilement pris en main.
Concernant les nouveaux logiciels, il est parfois difficile de les faire accepter. Enfin, surtout que nous avons eu beaucoup de nouveaux outils récemment. Donc c’est toujours perçu comme un outil en plus donc notre inquiétude était qu’il ne soit pas accepté. Mais finalement, tout s’est bien passé.
Nous avons encore des progrès à faire au niveau de la gestion de l’outil. Voilà. Notamment sur le partage du statut, ce n’est pas encore inclus dans les mœurs. Les collaborateurs réservent surtout leur bureau.
Il y a donc un processus de sensibilisation des collaborateurs à l’utilisation de l’outil, de certaines fonctionnalités. L’accompagnement est important et le suivi des managers.
Les améliorations de l’application sont beaucoup appréciées puisque cela aide les collaborateurs. L’évolution est indispensable et Jooxter a su adapter son application en fonction des besoins des utilisateurs, mais cela doit se poursuivre.
N’hésitez pas à nous contacter si cet article a suscité votre intérêt. Vous trouverez ici un autre témoignage d’Ecocert avec un angle plus immobilier.
