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Témoignage Ecocert : Optimiser sa surface de bureaux grâce au flex-office

Matthieu Hauvuy, responsable immobilier chez Ecocert nous parle de l’optimisation des espaces grâce à la mise en place du télétravail et du flex office au sein de leur organisation. Optimiser vos espaces, pour des gains financiers, de temps, d’organisation et de productivité.

 

 

Pour aller plus loin :

👉 La version longue FR 

🇬🇧 La version courte en anglais 

 

👉 Les informations clé :

– 400 employés sur 6 localisations;

– Meilleur taux d’occupation des espaces;

– Une réduction de la surface globale et du nombre de postes de travails alors que les effectifs ECOCERT augmentent.

À la clef, 100 tonnes de CO2 économisées sur l’année, des espaces mieux utilisés et une collaboration inter et cross-team amélioré !

 

Présentation de Matthieu Hauvuy, Responsable Immobilier chez Ecocert

 

“Je suis Matthieu Hauvuy. Je travaille chez Ecocert depuis treize ans maintenant.

J’occupe le poste de Responsable Immobilier

Je m’occupe d’ouvrir des sites, d’en fermer et de faire des travaux. Ces dernières années, je me suis aussi occupé de mettre en place le télétravail et le Flex Office, deux thématiques associées.”

 

Quelles sont les activités d’ECOCERT ?

 

Ecocert est une société qui s’occupe de valoriser les pratiques écologiques des acteurs économiques.

Des entreprises très variées. Nous nous occupons de certifier leurs produits en agriculture biologique, mais également des produits non-alimentaires, et des processus industriels de type ISO 14 000.

Nous sommes également chargés de certifier de la labellisation dans l’équitable, dans les forêts, dans l’aquaculture. »

Tout ce qui se fait bien et de tout ce qui se fait vert sur la planète mérite d’être valorisé et labellisé pour que les consommateurs aient confiance dans tous ces produits et toutes ces entreprises.” 

 

Comment êtes-vous organisés ?

 

“Alors, nous sommes 1500 personnes dans le monde.

Nous sommes présents dans 27 pays, nous avons des bureaux un peu partout. Nous faisons des audits dans 180 pays, donc nous sommes réellement implantés à l’international.

Plus précisément, Ecocert est basée depuis 30 ans à L’Isle-Jourdain, dans le Gers. Nous avons souhaité s’installer dans un département qui est très agricole et à la campagne.

Par conséquent, nous nous sommes retrouvés ici, dans les champs et nous sommes du coup à l’Isle-Jourdain et Toulouse. Nous comptons 400 collaborateurs répartis sur plusieurs sites autour de Toulouse.”

 

Comment Ecocert s’améliore et gère le Flex Office ?

 

“Nous avons mis en place le Flex Office dans nos sites de la région ainsi qu’à Paris.

Au total, nous avons plus de 400 personnes qui ont adopté le Flex Office.

Tout le monde utilise Jooxter, même les collaborateurs qui ne font pas de télétravail.

En effet, nous avons demandé à tout le monde de s’inscrire et de réserver les bureaux y compris les directeurs pour optimiser les espaces.

En résumé, tout le monde dans la société s’inscrit dans le processus et travaille aujourd’hui en Flex Office et avec Jooxter.”

 

Comment s’est passée la transition vers le flex office ?

 

“Tout d’abord, nous avons expliqué aux équipes que c’était la fin des bureaux individuels et plutôt un espace collectif dédié.

Et surtout, lorsque nous leur avons montré les grands espaces, que nous étions continuellement en train d’éclairer, de chauffer, de ventiler pour rien, ils en ont compris l’utilité.

Véritablement, personne n’occupe ces bureaux, il y avait donc une nécessité de réduire et optimiser les espaces pour l’environnement. Ainsi, nos bâtiments sont « intelligents » et nous faisons des économies d’énergie et d’organisation au travail, mais aussi financières.

Aujourd’hui, nos collègues peuvent facilement passer d’un site à l’autre, se partager les espaces entre équipes, et les bureaux au sein d’une même équipe.

En conclusion, nous avons bien réussi à optimiser les espaces et accélérer le flex office, au gré de réaménagement de bureaux, d’ouverture et de fermeture de sites.

Nous constatons que les espaces sont occupés efficacement et sont plus remplis qu’avant. L’occupation se fait de façon efficiente par des collaborateurs qui ont une pertinence à se voir, qui occupent intelligemment les bureaux.

La qualité de vie au bureau est devenue primordiale. Nous retrouvons un peu plus de chaleur humaine dans les bureaux et de convivialité.”

 

Comment les espaces ont été maximisé grâce au flex office chez Ecocert ?

 

“Pour résumer la démarche, nous avons fait le choix de réduire les mètres carrés chez Ecocert et le nombre de postes de travail alors que notre population est en croissance.

Pour cette année, nous avons donc réussi à réduire nos surfaces d’environ 160 mètres carrés, ce qui représente une économie en termes d’émissions de gaz à effet de serre de 100 tonnes de CO2 sur cette année, ça se maintiendra, pour les années prochaines.

Nous sommes, par conséquent, à une réduction de nos postes de travail de 7 % alors que notre effectif de population qui occupe les locaux a augmenté de 9 % rien que cette année. 

Grâce aux statistiques d’occupation et le Flex Office, nous savons que, par avance, nous n’aurons pas besoin d’ouvrir de nouveaux bureaux pour les deux prochaines années.

Le constat actuel est que nous partageons les bureaux de façon efficace. L’occupation peut encore augmenter durant les deux prochaines années sans que nous n’ayons à ajuster notre périmètre de bureaux.”

 

Pourquoi avoir choisi Jooxter pour maximiser vos espaces ?

 

“Dans notre cahier des charges, nous avons été très sensibles à l’ergonomie de l’application, car nous voulions anticiper la validation de l’outil par les collaborateurs.

Il fallait qu’elle soit intuitive et que les équipes y passent le moins de temps possible.

Ils devaient savoir comprendre rapidement le fonctionnement global. 

Finalement, ils ont appris rapidement à utiliser Jooxter.

Le challenge se concentre dans l’acceptation de l’outil, l’organisation s’en voit fluidifiée. Par ailleurs, il y a eu des améliorations de l’interface dans l’ergonomie, qui ont encore facilité cette adoption.

Par exemple, la page d’accueil a été plutôt bien accueillie. C’est un très bon résumé et outil pour permettre au collaborateur d’avoir une vue d’ensemble de sa journée.

Pour rappel, nous avons mis en place Jooxter en janvier. Dès mars, nous avons commencé à déceler une fiabilité et stabilité des statistiques de la DATA. Suite à cela, fin mars, le directeur a annoncé “Si c’est la réelle occupation de nos espaces, nous pouvons fermer un site supplémentaire”.

Dès lors, nous avons pris des décisions rapidement grâce à des données fiables pour optimiser les espaces.”

 

Retrouvez la totalité du témoignage sur notre chaîne YouTube

N’hésitez pas à nous contacter si cet article a suscité votre intérêt. Vous trouverez ici un autre témoignage de notre client Crédit Agricole Normandie-Seine.

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