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Sandrine Abreu, HR-Managerin bei Ecocert, berichtet über die Einführung von Jooxter innerhalb des Unternehmens und der Ecocert-Teams. Sie erzählt uns, wie sich die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern nach der Einführung von Telearbeit und Flex Office in ihrer Organisation verändert haben.
Ecocert berichtet uns über sein Organisationsmodell und die Herausforderungen der Hybridisierung innerhalb der Struktur. Die Vorteile sind zahlreich: höhere Produktivität und Zusammenarbeit, vertrauensvolles Management und flexibles Arbeiten. Das neue Konzept der gemeinsamen Nutzung von Räumen und Büros ermöglicht ihnen eine reibungslosere Belegung. Sie haben Jooxter und das Flex Office und wollen nicht mehr zurück!
Unsere Lösung für die Verwaltung undOptimierung von Räumen lässt sich in HRIS-Tools integrieren und erleichtert somit den Alltag der Personalabteilung, das interne Talentmanagement und die Organisation .
Was machen Sie bei Ecocert und wie lange schon?
Ich kam vor fünf Jahren zu Ecocert. Wir schufen die Stelle eines HR-Managers in der Tochtergesellschaft Ecocert France, die für die Zertifizierung von Lebensmitteln zuständig war.
Ich kümmere mich um alle Aufgaben, die im Bereich Human Resources (HR) anfallen, sei es die Rekrutierung, die Ausbildung und die Moderation der CSE, ein ziemlich breites Feld. Und auch das Management von individuellen Situationen, nach Mitarbeitern innerhalb von Ecocert.
Welche Entwicklungen gab es in fünf Jahren bei Ecocert?
Bei Ecocert Frankreich waren wir 280, als ich anfing, und heute sind wir 420 Mitarbeiter. Ein schönes Wachstum in Bezug auf die Anzahl der Mitarbeiter. Auch die anderen Tochtergesellschaften sind gewachsen. Ein großer Teil unserer Entwicklung in Bezug auf die Art und Weise, wie wir aus der Ferne arbeiten, wurde durch die Covid19-Krise ermöglicht. Wir haben uns gut angepasst.
Welche Veränderung der Arbeitsweisen bei Ecocert nach der Covid-Krise19?
Die Mitarbeiter, die von Grund auf sesshaft waren, mussten ausgerüstet werden, damit sie sich mit der Telearbeit auseinandersetzen konnten. Einige der Mitarbeiter hatten bereits Geräte und arbeiteten aus der Ferne, da wir mit unseren Hörern im ganzen Land präsent sind. Für die anderen wurde ein Begleitprozess eingerichtet, damit sie von überall aus arbeiten konnten.
Haben Sie vor der Gesundheitskrise eine HR-Politik zur Telearbeit eingeführt?
Also nein, wir hatten keine Richtlinien für Telearbeit. Vor dem ersten Containment wurde Telearbeit nur in Ausnahmefällen gewährt, z. B. für schwangere Frauen.
In Wirklichkeit war es für uns ein Test in Lebensgröße, der uns auferlegt wurde, und wir haben uns angepasst. Wir konnten unsere Tätigkeit als Telearbeiter fortsetzen.
Zuvor hatten wir bereits über die Einführung von Telearbeit diskutiert. Als wir aus dem Containment herauskamen, nahmen wir es an und unsere Einstellung zur Telearbeit änderte sich.
Später handelten wir eine Vereinbarung über Telearbeit aus, um in dieser Dynamik zu bleiben.
Die Entwicklung des Flex Office bei Ecocert
In der Tat war Flex Office eine Voraussetzung für einen Telearbeitsansatz. DieArbeitsumgebung als Ganzes wurde anders angegangen.
Wir werden zu Hause arbeiten. Aber wie soll das gehen? Die Problematik bestand darin,die Räumlichkeiten für die Mitarbeiter zu optimieren, die vor Ort kommen. Und das ist auch der Grund, warum wir uns an eine Anwendung wie Jooxter gewandt haben, um das Flex Office verwalten zu können.
Wie lassen sich aus Ihrer HR-Perspektive mit Telearbeit die sozialen Bindungen zwischen den Teams fördern?
Dann erfordert es trotzdem einige Anstrengungen, das Flex Office zu verwalten und sicherzustellen, dass es noch Zusammenhalt gibt. Wir hatten die Idee, die Manager zu sensibilisieren, damit sie versuchen, zumindest Teamsitzungen mit allen in Präsenz abzuhalten.
Außerdem haben wir darauf geachtet, dass es trotzdem wichtige Zeiten gibt, in denen Präsenzveranstaltungen stattfinden, damit sich die Leute insbesondere untereinander austauschen können. Wir haben das auch während der Telearbeit fortgesetzt, z. B. haben wir Team-Cafés gemacht, um sich mit seinem Team informell austauschen zu können.
Dennoch ist es eine Wachsamkeit, die wir beibehalten haben, indem wir aufpassen, denn es hat trotzdem vieles durcheinander gebracht. Parallel dazu versuchen wir, gesellige Momente zu planen, in denen wir zusammenkommen.
Bei derGestaltung der Räumlichkeiten wurden die Räume neu konzipiert.
Die Schülerinnen und Schüler sollten die Möglichkeit haben, sich auszutauschen, wenn sie hier vor Ort sind, aber auch, dass jedes Team einen Bereich hat.
Ecocert, Räume für Austausch oder Konzentration
Heute haben wir immer noch dieses System der "Flaggen", nach Teams geordnet. Als Anhaltspunkt, wenn mein Team da ist, dann richte ich mich hier mit ihnen ein. Aber in Wirklichkeit verbieten wir uns nicht, zu wechseln, um zum Beispiel mit einer anderen Abteilung zu interagieren. Und in diesem Fall kann ich neben "X" gehen, um den Tag mit ihm verbringen zu können, und das wird Interaktionen hervorrufen. Das ist ein Prozess, der noch verfeinert werden muss.
Ich denke, das sind Gewohnheiten, die man sich aneignen sollte. Um noch mehr von den Vorteilen des Flex Office zu profitieren.
Sandrine, was sind Ihre Gewohnheiten als HR mit Jooxter?
Ich habe die Angewohnheit, im Voraus zu buchen, für die Woche, ich plane dann meinen Status, manchmal mehrere Wochen im Voraus. Also setze ich den Status, wir sagen mal "theoretisch" auf den Monat und danach passe ich allerdings eher auf die Woche an. Ich entscheide mich nach und nach für meinen Status, weil ich einen Zeitplan habe, der sich stark verändern kann.
Wir versuchen wirklich, uns an die berufliche Tätigkeit anzupassen. Das heißt, wenn wir ein Meeting haben, sollten wir so viel wie möglich anwesend sein. Wir buchen also, wenn wir dorthin gehen müssen, obwohl wir vielleicht vierzehn Tage vorher geplant hatten, im Telearbeitsverhältnis zu arbeiten.
Eine Vereinbarung über Telearbeit und eine flexible Personalpolitik
Wir haben viel Flexibilität gelassen, aber es geht eher um die Flexibilität bei der Wahl der Telearbeitstage. Es gibt eigentlich keine vorgeschriebenen, festen Tage. Die Personen organisieren sich mit ihren zwei Telearbeitstagen, aber sie werden versuchen, je nach Aktivität zu schauen.
Wenn der Tag der Telearbeit z. B. ein Montag ist und an diesem Tag eine Besprechung stattfindet, wird sie abgesagt.
Nutzen Sie die Funktion "Wo sind meine Kollegen" bei Ecocert?
Ja, es ist interessant, wenn wir ein Präsenztreffen mit einem Kollegen vereinbaren wollen, schauen wir in der App nach. Wir schauen, ob jemand an einem bestimmten Tag da ist, das benutze ich manchmal persönlich.
Wenn ich vielleicht ein Treffen plane und es gerne als Präsenzveranstaltung hätte, dann schaue ich in diesem Fall, ob die Person an diesem Tag geplant hatte, dort zu sein.
Eine Einbeziehung der Mitarbeiter in die ökologische Verantwortung von Ecocert
Wir alle beteiligen uns an diesem Prozess für die Ökologie in unserem Maßstab. Zum Beispiel gehen wir einmal im Jahr Bäume pflanzen. Ich selbst war dort.
Es hebt uns aus dem Firmenkontext heraus, aber es erinnert uns auch an die Notwendigkeit, solche Aktivitäten zu unternehmen. Wir haben auch ein Gemüsebeet, das finde ich toll.
Es ist nicht ungewöhnlich, wenn ein Kollege sagt : "Ich habe Zucchini gepflückt", und es ist ganz angenehm, solche Gespräche zu führen. Wir haben auch Honig, den wir essen können, der von unseren Kollegen geerntet wird, oder einen Hühnerstall.
In Bezug auf die Jooxter-App: Wie wurde sie aufgenommen?
Wir haben es leicht in die Hand genommen.
Was neue Software betrifft, so ist es manchmal schwierig, sie durchzusetzen. Das heißt, vor allem, weil wir in letzter Zeit viele neue Tools bekommen haben. Es wird also immer als ein zusätzliches Werkzeug angesehen und unsere Sorge war, dass es nicht akzeptiert werden würde. Aber letztendlich ist alles gut gelaufen.
Bei der Verwaltung des Instruments müssen wir noch Fortschritte machen. So. Vor allem was das Teilen des Status angeht, ist das noch nicht in die Sitten aufgenommen worden. Die Mitarbeiter buchen vor allem ihre Büros.
Es gibt also einen Prozess, in dem die Mitarbeiter für die Nutzung des Tools, bestimmter Funktionen sensibilisiert werden. Die Begleitung ist wichtig und die Betreuung durch die Manager.
Die Verbesserungen der Anwendung werden sehr geschätzt, da sie den Mitarbeitern helfen. Entwicklung ist unerlässlich und Jooxter hat seine Anwendung an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst, aber das muss noch weitergehen.
Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren wenn dieser Artikel Ihr Interesse geweckt hat. Hier finden Sie einen weiteren Erfahrungsbericht von Ecocert mit einem eher immobilienwirtschaftlichen Blickwinkel.
