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Sandrine Abreu, responsabile delle risorse umane di Ecocert, parla dell'implementazione di Jooxter all'interno dell'azienda e dei team Ecocert. Parla dei cambiamenti nelle relazioni tra i dipendenti in seguito all'introduzione del telelavoro e dell' ufficio flessibile all'interno dell'organizzazione.
Ecocert ci parla del suo modello organizzativo e delle sfide dell'ibridazione all'interno dell'organizzazione. I vantaggi sono numerosi: maggiore produttività e collaborazione, gestione basata sulla fiducia e lavoro flessibile. Questo nuovo concetto di "condivisione" di locali e uffici consente di occupare lo spazio in modo più fluido. Hanno adottato Jooxter e il sistema ufficio flessibile e non hanno intenzione di tornare indietro!
La nostra soluzione per la gestione e l'ottimizzazione degli spazi si integra con gli strumenti HRIS, facilitando la gestione quotidiana delle risorse umane, la gestione dei talenti interni e l' organizzazione .
Di cosa si occupa Ecocert e per quanto tempo?
Sono entrata in Ecocert cinque anni fa. Abbiamo creato il posto di responsabile delle risorse umane presso la filiale di Ecocert Francia, responsabile della certificazione alimentare.
Mi occupo di tutte le attività relative alle risorse umane (HR), comprese le assunzioni, la formazione e la presidenza dei comitati aziendali, un compito piuttosto ampio. E gestisco anche le situazioni individuali, dopo che i dipendenti hanno lasciato Ecocert.
Come è cambiato Ecocert in 5 anni?
In Ecocert France, quando sono arrivato eravamo in 280, mentre oggi abbiamo 420 dipendenti. È un aumento notevole in termini di personale. Anche le altre filiali sono cresciute. Gran parte del nostro sviluppo in termini di metodi di lavoro a distanza è dovuto alla crisi di Covid19. Siamo stati in grado di adattarci.
Come sono cambiate le pratiche di lavoro di Ecocert in seguito alla crisi di Covid19?
Abbiamo dovuto attrezzare i dipendenti, che erano fondamentalmente sedentari, in modo che potessero familiarizzare con il telelavoro. Alcuni dipendenti erano già dotati di attrezzature e lavoravano in remoto, poiché siamo presenti su tutto il territorio nazionale con i nostri auditor. Per gli altri, è stato messo in atto un processo di supporto per consentire loro di lavorare da qualsiasi luogo.
Avevate una politica delle risorse umane sul telelavoro prima della crisi sanitaria?
Quindi, no, non avevamo una politica di telelavoro. Prima della prima serrata, il telelavoro era concesso in via del tutto eccezionale alle donne incinte, per esempio.
In realtà, per noi è stata una prova su larga scala e ci siamo adattati. Siamo stati in grado di continuare la nostra attività con il telelavoro.
In precedenza avevamo già discusso dell'introduzione del telelavoro. Quando siamo usciti dal confino, lo abbiamo adottato e il nostro modo di vedere il telelavoro è cambiato.
In seguito abbiamo negoziato un accordo di telelavoro per mantenere questo slancio.
Lo sviluppo del Flex Office di Ecocert
In effetti, l'ufficio flessibile era una condizione sine qua non per il telelavoro. L'interoambiente di lavoro è stato affrontato in modo diverso.
Lavoreremo da casa. Ma come? Il problema eraottimizzare i locali per i dipendenti che si recavano sul posto. Ecco perché ci siamo rivolti a un'applicazione come Jooxter, per gestire l'ufficio flessibile.
Dal punto di vista delle risorse umane, come incoraggiate i legami sociali tra i team attraverso il telelavoro?
Quindi ci vuole ancora un po' di impegno per gestire l'ufficio flessibile e assicurarsi che ci sia sempre coesione. Ci è venuta l'idea di sensibilizzare i manager a tenere almeno delle riunioni di squadra faccia a faccia con tutti.
Allo stesso tempo, ci siamo assicurati che ci fosse ancora molto tempo per parlare faccia a faccia tra le persone. Abbiamo continuato a farlo anche quando le persone lavorano a distanza, ad esempio organizzando dei Teams Café per consentire alle persone di discutere in modo informale con i loro team.
Tuttavia, abbiamo mantenuto un occhio di riguardo, perché sono cambiate molte cose. Allo stesso tempo, stiamo cercando di pianificare momenti conviviali per stare insieme.
Ladisposizione dei locali è stata ripensata.
L'obiettivo è incoraggiare gli scambi quando sono qui, sul posto, ma anche fare in modo che ogni squadra abbia la propria zona.
Ecocert, un luogo dove scambiare idee o concentrarsi
Oggi abbiamo ancora questo sistema di "bandiere", per squadra. Come punto di riferimento, se il mio team è qui, allora mi trasferisco qui con loro. Ma in realtà non ci impediamo di cambiare, ad esempio per interagire con un altro reparto. In questo caso, posso andare dalla porta accanto a quella di 'X' per passare la giornata con lui, e questo genererà un'interazione. È un processo che deve essere ancora perfezionato.
Credo che queste siano abitudini da prendere. Per ottenere di più dall'ufficio Flex.
Sandrine, in qualità di HR, quali sono le vostre abitudini con Jooxter?
Di solito prenoto in anticipo, per la settimana, quindi pianifico il mio status, a volte con diverse settimane di anticipo. Quindi metto lo status, diciamo "teorico", su base mensile e poi lo aggiusto su base settimanale. Decido il mio status man mano, perché i miei impegni possono cambiare molto.
Cerchiamo davvero di adattarci all'attività professionale. In altre parole, se abbiamo una riunione, dobbiamo essere il più possibile faccia a faccia. Quindi prenotiamo se dobbiamo andare quando magari avevamo programmato quindici giorni prima di telelavorare.
Un accordo di telelavoro e una politica delle risorse umane flessibile
Abbiamo concesso molta flessibilità, ma si tratta più che altro di flessibilità nella scelta dei giorni di telelavoro. Non ci sono giorni fissi. Le persone si organizzano con i loro due giorni di telelavoro, ma cercano di considerarli in base all'attività.
Ad esempio, se il giorno di telelavoro è il lunedì e quel giorno c'è una riunione, la cancelliamo.
Utilizzate la funzione "Dove sono i miei colleghi" di Ecocert?
Sì, è interessante quando vogliamo organizzare un incontro faccia a faccia con un collega, controlliamo l'applicazione. Possiamo vedere se c'è qualcuno il tal giorno, e a volte lo uso anch'io.
Quando sto pianificando un incontro e vorrei che fosse faccia a faccia, vedo se la persona ha programmato di essere presente quel giorno.
Coinvolgimento dei dipendenti nella politica di eco-responsabilità di Ecocert
Tutti noi siamo coinvolti in questo processo ecologico al nostro livello. Per esempio, una volta all'anno andiamo a piantare alberi. Io stesso ci sono stato.
Ci porta fuori dal contesto aziendale, ma ci ricorda anche la necessità di fare questo tipo di attività. Abbiamo anche un orto, che ritengo fantastico.
Non è raro sentire un collega dire "ho raccolto le zucchine", quindi è molto bello avere questo tipo di discussione. Abbiamo anche del miele che possiamo mangiare, raccolto dai nostri colleghi, e un pollaio.
Come è stata accolta l'applicazione Jooxter?
È stato facile da usare.
Quando si tratta di un nuovo software, a volte è difficile farlo accettare alle persone. Soprattutto perché di recente abbiamo avuto molti nuovi strumenti. Quindi viene sempre percepito come uno strumento aggiuntivo, e la nostra preoccupazione era che non venisse accettato. Ma alla fine è andato tutto bene.
Abbiamo ancora un po' di strada da fare quando si tratta di gestire lo strumento. Non c'è altro da fare. La condivisione dello status, in particolare, non è ancora uno stile di vita. I dipendenti riservano principalmente le loro scrivanie.
È quindi necessario un processo di sensibilizzazione dei dipendenti all'uso dello strumento e di alcune funzioni. Il supporto è importante, così come il monitoraggio da parte dei manager.
I miglioramenti apportati all'applicazione sono molto apprezzati, perché aiutano i dipendenti. L'evoluzione è essenziale e Jooxter ha saputo adattare la sua applicazione alle esigenze degli utenti, ma questo deve continuare.
Non esitate a contattarci se questo articolo ha suscitato il vostro interesse. Qui troverete un'altra testimonianza Ecocert con un taglio più immobiliare.
